4.1. Первичная регистрация входящей корреспонденции (служебные письма, копии федеральных нормативных правовых актов, поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, выписки из протоколов и др.) осуществляется сотрудниками структурного подразделения Аппарата Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия и Правительства Республики Хакасия (далее - Аппарат Главы), ответственного за ведение делопроизводства в Правительстве Республики Хакасия, сотрудниками, ответственными за делопроизводство в организациях - участниках СЭД Правительства, в электронной базе данных СЭД Правительства в день ее поступления в соответствующей группе документов в зависимости от вида документа. Сотрудники при подготовке документов к передаче осуществляют заполнение электронного журнала передачи документов. При этом учитывается вид передаваемого документа (оригинал, копия).
Если входящий документ является ответом на инициативный документ, то он регистрируется с обязательным добавлением связки на исходящую корреспонденцию. Для этого необходимо в разделе "Связки" найти исходящую РК по номеру, или вставить номер из буфера (предварительно скопировав номер данной исходящей РК), или найти в СЭД Правительства исходящую РК, открыть ее и выбрать кнопку "Создать связанную РК" (в подсистеме "ДЕЛО-Web" кнопка "Регистрировать связанный документ". Для добавления кнопок необходимо в дополнительных функциях "Еще" отметить нужные кнопки флажком).
При создании РК входящего документа обязательны для заполнения следующие реквизиты:
Таблица 1
N п/п | Реквизит документа | Наименование поля РК | Информация, включаемая в РК |
1 | 2 | 3 | 4 |
1 | Вид документа | - | выбирается из справочника "Группы документов" в соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа |
2 | Входящий N документа | N | уникальный номер документа в пределах календарного года, присваиваемый автоматически или вручную согласно настроенному шаблону номерообразования |
3 | Дата регистрации документа | От | дата поступления документа |
4 | Гриф ограничения доступа к документу | Доступ | в соответствии с отметкой о конфиденциальности |
5 | Корреспондент - Организация | Корр. | наименование и реквизиты организации - автора письма (на основании бланка документа). Выбирается из справочника "Список организаций", если организация отсутствует, то добавляется новая в соответствии с принятыми стандартами (пункт 4.16 настоящего Регламента) |
6 | Номер документа корреспондента | Исх. N | в соответствии с номером, присвоенным документу автором |
7 | Дата документа корреспондента | Дата | в соответствии с датой, обозначенной в документе автором, или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует |
8 | Лицо, подписавшее документ | Подписал | Ф.И.О. лица в формате Фамилия И.О. |
9 | Корреспондент - Гражданин | Гражд. | фамилия, инициалы лица - автора письма в формате Фамилия И.О. (в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина). Выбирается из справочника "Граждане", если гражданин отсутствует, то добавляется новый в соответствии с принятыми стандартами (пункт 4.17 настоящего Регламента) |
10 | Способ доставки документа | Доставка | выбирается из справочника "Виды доставки" |
11 | Кому адресован документ | Кому | выбирается из справочника "Подразделения", должностное лицо - получатель документа |
12 | Краткое содержание документа | Содерж. | краткое изложение сути документа |
13 | Количество листов документов и приложений | Состав | указывается точное количество листов основного (сопроводительного) документа и количество листов приложений, неотъемлемых частей документа. При наличии приложения в виде табличных документов в формате .xls, .xlsx указывается не количество листов (книг) в таких документах, а количество данных документов |
14 | Электронный документ (образ документа) | Файлы | прикрепленный файл с документом. Форматы и размеры прикрепляемых файлов описаны в пункте 4.18 настоящего Регламента |
Для заполнения текстовых полей РК можно использовать функцию ввода стандартных предложений, выбирается из справочника "Стандартные тексты" в соответствии с наименованиями полей РК при нажатии клавиши "Insert".
Остальные поля РК заполняются при необходимости.
Зарегистрированная корреспонденция поступает в папку "Поступившие" ("Документы на исполнении" в подсистеме "ДЕЛО-Web") кабинета СЭД Правительства руководителя организации - участника СЭД Правительства.
При поступлении РК в картотеку организации из других картотек организаций - участников СЭД Правительства для идентификации документа используются номер и дата поступления РК в картотеку.
В ходе рассмотрения документов Глава Республики Хакасия, Первый заместитель Главы Республики Хакасия, заместители Главы Республики Хакасия, руководители исполнительных органов Республики Хакасия, руководители организаций, заключивших соглашение о взаимодействии в рамках обмена документами с использованием СЭД Правительства, или сотрудник, которому делегировано право работы в СЭД Правительства, заносит поручение (резолюцию) в РК, при этом устанавливаются плановые сроки исполнения документов согласно Правилам по делопроизводству.
При наличии вышестоящей резолюции поручения заносятся в виде подчиненных резолюций.
После ввода резолюции и установления плановых сроков исполнения РК документ автоматически поступает в папку "Поступившие" кабинета СЭД Правительства исполнителя. Работа с данными документами осуществляется после принятия к исполнению. Из папки "Поступившие" документ перемещается в папку "На исполнении" (в подсистеме "ДЕЛО-Web" папке кабинета "Документы на исполнении" соответствуют папки кабинета "Поступившие" и "На исполнении" модуля "Документы", подробнее в руководстве пользователя "ДЕЛО-Web").
Перенаправление документа на исполнение другой организации - участнику СЭД Правительства оформляется в виде резолюции к РК от руководителя организации или уполномоченного должностного лица.
Документы, имеющие резолюцию руководителя "В дело", закрываются в электронной базе данных (вводится резолюция "В дело"). Списание документа "В дело" сопровождается добавлением в РК номера (наименования) дела, в котором будет храниться оригинал документа. Для списания документов пользователь должен иметь в текущей картотеке СЭД Правительства соответствующее право. Отметка о списании документа "В дело" выполняется в журнале передачи документов из классификатора "Номенклатура дел" выбором дела, в которое требуется списать документ. Дата списания документа в СЭД Правительства формируется автоматически.
4.2. Входящая корреспонденция, поступающая по электронной почте, регистрируется сотрудниками, ответственными за делопроизводство в организациях - участниках СЭД Правительства, в электронной базе данных СЭД Правительства в день поступления в соответствующей группе документов в зависимости от вида документа.