5.1. Сотрудники организаций - участников СЭД Правительства в электронном "Кабинете" СЭД Правительства начинают работать с просмотра перечня поступивших на исполнение документов (папки "Поступившие", "На исполнении" ("Документы на исполнении" в подсистеме "ДЕЛО-web"). В папку "Поступившие" ("Документы на исполнении" в подсистеме "ДЕЛО-web") попадают РК документов, по которым в соответствии с поручением исполнителем является сотрудник - владелец кабинета. В этой же папке накапливаются документы, направленные, например, для сведения.
Факт принятия документа к исполнению владельцем кабинета сопровождается выбором пункта меню "Принять к исполнению". Из папки "Поступившие" РК документа перемещается в папку "На исполнении" (в подсистеме "ДЕЛО-Web" папка кабинета "Документы на исполнении").
Исполнение поручения фиксируется вводом отчета исполнителя в РК документа в поле "Текст отчета" окна "Отчет исполнителя", открываемого по конкретной резолюции, адресованной конкретному исполнителю (если резолюций по документу подготовлено для нескольких исполнителей). В окне "Отчет исполнителя", кроме поля "Текст отчета", заполняются поля "Состояние исп.", "Дата". В отчете исполнителя кратко излагается кому, когда и что было доложено по данному поручению.
Если во исполнение контрольного документа подготовлен исходящий (служебное письмо) или внутренний документ (постановление Правительства Республики Хакасия, его Президиума, постановление или распоряжение Главы Республики Хакасия, правовой акт иного государственного органа Республики Хакасия) и он зарегистрирован в СЭД Правительства со связкой с контрольным документом, то в "Отчете исполнителя" достаточно указать дату и номер документа - ответа.
Если о результатах выполнения поручения автору резолюции было доложено устно, то в отчете исполнитель указывает кому, когда и что было доложено по данному поручению.
Если резолюция адресована одновременно нескольким исполнителям, то ответственный исполнитель (указанный первым в резолюции, или отмеченный восклицательным знаком, или отмеченный словом "отв.") осуществляет сбор информации и составляет сводный отчет об исполнении.
При закрытии окна "Отчет исполнителя" осуществляется возврат в ранее открытое окно. Если резолюция по данному документу не была контрольной, РК документа автоматически удаляется из папки "На исполнении" (в подсистеме "ДЕЛО-Web" папка "Документы на исполнении") кабинета исполнителя. РК документов, имеющих контрольные резолюции, вместе с внесенными отчетами не удаляются из кабинетов исполнителей до тех пор, пока резолюция не будет снята с контроля автором резолюции или ответственным за контроль лицом. После снятия документа с контроля его РК автоматически удалится из соответствующих папок кабинетов всех исполнителей.
После ввода отчета об исполнении контрольной резолюции в папке "На исполнении" (в подсистеме "ДЕЛО-Web" папка "Документы на исполнении") в записи, соответствующей исполнителю, от имени которого был введен отчет, в графе "Исполнитель" будет установлена дата отчета. Дата в отчете исполнителя формируется автоматически, при необходимости корректируется путем выбора необходимой даты из календаря СЭД Правительства.
5.2. В своей работе исполнитель - сотрудник организации - участника СЭД Правительства использует право поиска документов по доступным картотекам (картотека подразделения, центральная картотека). В центральной картотеке выполняется поиск документов, зарегистрированных в Правительстве Республики Хакасия.
В функции "Поиск" пользователь СЭД Правительства может работать в нескольких режимах: "Поиск РК", "Поиск РКПД" ("Поиск проектов документов"), "Поиск поручений" и в режиме работы со списком найденных РК (РК, РКПД, поручения).
В СЭД Правительства рабочее окно режима "Поиск" разбито на две части. В правой части окна формируется поисковый запрос. В левой части находится перечень реквизитов, которые могут быть использованы в качестве критериев отбора при поиске нужных объектов (РК документов, поручений). Здесь же располагается перечень ранее сформированных и сохраненных поисковых запросов. Перечни реквизитов и сохраненных запросов сгруппированы по определенному набору критериев для поиска документов, зарегистрированных в СЭД Правительства, и представлены в виде иерархического дерева. Для поиска РК документа, РКПД или поручения в СЭД Правительства заполняется запросная форма, в полях которой указываются значения критериев отбора. В зависимости от вида вводимой информации значения выбираются либо из справочника, либо из раскрывающегося списка, либо из календаря. В подсистеме "ДЕЛО-Web" поиск осуществляется посредством выбора необходимого пункта из меню "Поиск", либо выбора из области на главном окне "Последние поисковые запросы".
В результате выполнения поиска формируется рабочее окно со списком РК, удовлетворяющих заданным критериям отбора. Перечень найденных РК представлен в виде таблицы, каждая строка которой соответствует одной РК.
При работе со списком найденных РК пользователь системы может выполнять сортировку элементов списка, используя заголовки столбцов, которые одновременно являются кнопками сортировки, распечатать перечень выбранных в списке РК. Открыв выбранную в списке РК в режиме просмотра, может перевести ее в режим редактирования и внести необходимые изменения и дополнения.