11.1.1. В аппарате Губернатора Волгоградской области создаются и используются следующие виды электронных документов:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе и хранящиеся в АСЭД.
11.1.2. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства, иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, и подписан электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 06 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".
11.1.3. Перечень видов документов, создание, хранение, использование которых при организации внутренней деятельности в аппарате Губернатора Волгоградской области может осуществляться в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, определен в приложении 21.
Виды электронных документов, образующихся в процессе деятельности аппарата Губернатора Волгоградской области, формируются в АСЭД в дела в соответствии со сводной номенклатурой дел аппарата и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
При составлении номенклатуры дел для документов, входящих в названный перечень, в примечании делается отметка "ЭД".
11.1.4. В целях учета и поиска электронных документов в АСЭД используются обязательные сведения о документах:
наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации-корреспондента;
наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации-адресата;
наименование вида документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;