10.6.1. Документы аппарата Губернатора Волгоградской области являются государственной собственностью Волгоградской области и после проведения экспертизы их ценности в установленном порядке подлежат обязательной передаче на государственное хранение в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области" как государственная часть архивного фонда Волгоградской области.
10.6.2. Подготовка документов к передаче на государственное хранение включает работу по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
10.6.3. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности с целью определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
10.6.4. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях аппарата осуществляется:
отбор дел постоянного хранения и по личному составу для передачи в архив Управления делами;
отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурном подразделении аппарата;
выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов постоянного хранения и по личному составу проводится путем полистного просмотра дел.
Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.
10.6.5. По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях аппарата составляются описи дел постоянного хранения, по личному составу, а также оформляются предложения о включении в акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
10.6.6. Описи дел структурных подразделений аппарата составляются по форме согласно приложению 19 и представляются в архив Управления делами не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
10.6.7. Опись дел структурного подразделения аппарата составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Управления делами, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении аппарата.
10.6.8. Дела постоянного хранения и по личному составу, принятые по описям дел на архивное хранение, проходят научно-техническую обработку и включаются в соответствующие описи дел аппарата Губернатора Волгоградской области по форме согласно приложению 19.
Описи дел постоянного хранения и по личному составу рассматриваются на заседании ЭК Управления делами не менее чем через три года после завершения в делопроизводстве дел, включенных в описи, и затем представляются на рассмотрение ЭПК: