11.2.2.1. Документы, поступившие в аппарат Губернатора Волгоградской области на бумажном носителе, включаются в АСЭД после создания электронных образов документов (сканирования).
При сканировании документов для последующего вложения в АСЭД необходимо использовать следующие параметры:
размер документа - А4;
формат файла - PDF;
цветовая палитра - черно-белая (либо цветная для страниц, содержащих подпись и печать);
разрешение - 200 dpi (200 точек на дюйм).
11.2.2.2. Документ, поступивший на бумажном носителе, после проведения предварительной обработки регистрируется службой делопроизводства в АСЭД путем создания ЭРК, в которую вносятся основные обязательные сведения о документе:
входящий регистрационный номер;
дата поступления документа;
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
вложение (электронный образ документа);
связанный документ (если таковой указан в тексте и зарегистрирован в АСЭД).
11.2.2.3. После заполнения в ЭРК обязательных сведений о документе формируется маршрут прохождения документа, и созданный электронный документ направляется на рассмотрение.