Действующий

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (с изменениями на 3 августа 2023 года)



4.5. Передача зарегистрированных документов на рассмотрение руководству и доведение документов до исполнителей


4.5.1. Зарегистрированные документы передаются на рассмотрение руководству.


4.5.2. Результаты рассмотрения руководством документа оформляются в виде резолюций (поручений).


Резолюция к документам на бумажном носителе оформляется на самом документе или на бланке для резолюций и поручений.


В АСЭД резолюция формируется путем добавления задачи в существующий маршрут прохождения электронного документа, внесения текста резолюции [поручения (указания) по его исполнению], информации об исполнителе, сроках исполнения, комментариев.


Сведения о резолюции (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения) вносятся в ЭРК АСЭД, после чего исполнители получают доступ к электронному документу (электронной копии документа).


В случае если резолюция адресована нескольким работникам, то ответственным за исполнение документа в целом является работник, указанный первым (верхним), либо работник, в отношении которого сделана пометка о том, что он является ответственным.


4.5.3. Документы с отметкой "Срок!" рассматриваются оперативно. В случае невозможности немедленного оформления резолюции по документу у Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, первых заместителей Губернатора Волгоградской области, заместителей Губернатора Волгоградской области заместитель руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, осуществляющий координацию и контроль деятельности помощников Губернатора Волгоградской области, руководитель соответствующего секретариата согласовывает кандидатуру ответственного исполнителя в рабочем порядке (по телефону) либо определяет его самостоятельно.


4.5.4. После рассмотрения документа поручение Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, первых заместителей Губернатора Волгоградской области, заместителей Губернатора Волгоградской области в соответствии с резолюцией вносится в ЭРК. В первую очередь вносятся резолюции по документам с отметкой "Срок!".


4.5.5. Документы с отметками "Срок!" доводятся секретариатом до сведения ответственных исполнителей (посредством факсимильной связи, электронной почты). Если исполнителями документов являются структурные подразделения аппарата или органы исполнительной власти Волгоградской области, то сообщается о направлении данного документа в АСЭД.


Время прохождения документа с отметкой "Срок!" с момента поступления его в приемную до момента получения исполнителем в АСЭД, по факсу, электронной почте должно составлять не более одного часа, а исполнения - в сроки, установленные в указанном документе.


4.5.6. Документы, поступающие на бумажном носителе, после их регистрации, включения в АСЭД в виде электронных копий и рассмотрения руководством передаются исполнителю (в случае назначения нескольких исполнителей - по месту нахождения ответственного исполнителя).


В случае если документ содержит персональные данные и (или) сведения ограниченного доступа, доступ к документу в АСЭД не обеспечивается, а ответственный исполнитель и (или) соисполнители получают соответственно подлинник документа и его бумажные копии.


Изготовление копий документа для передачи соисполнителям осуществляется работником службы делопроизводства.


4.5.7. Документы на бумажном носителе, в том числе документы с поручениями Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, первых заместителей Губернатора Волгоградской области, заместителей Губернатора Волгоградской области, в соответствии с реестром адресатов для рассылки документа направляются для исполнения в структурные подразделения аппарата и в органы исполнительной власти Волгоградской области через Отдел организационной работы, контроля и делопроизводства.