В Инструкции используются следующие основные термины и определения:
автор документа - организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ;
бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;
вид документа - классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения;
дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;
деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) средствами почтовой, факсимильной связи или с использованием АСЭД;
документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
официальный документ - документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;
документирование - запись информации на носителе по установленным правилам;
документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;
заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;
копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;
межведомственный электронный документооборот - взаимодействие информационных систем электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также государственных внебюджетных фондов;