10.3.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел аппарата и систематизация документов внутри дела.
10.3.2. Дела формируются в структурных подразделениях аппарата.
10.3.3. Дела считаются заведенными со дня включения в них первого исполненного документа. Документы после исполнения и окончания работы с ними в 10-дневный срок помещаются (подшиваются) авторами документов в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения физической сохранности.
10.3.4. Руководители структурных подразделений аппарата несут ответственность за сохранность документов и формирование их в дела.
10.3.5. Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел аппарата средствами АСЭД.
10.3.6. При формировании дел в структурных подразделениях аппарата необходимо соблюдать следующие правила:
в дело включаются исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;
приложения включаются в дело вместе с основным документом (приложения объемом свыше 150 листов могут выделяться в отдельный том дела);
в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел;
документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;
в дело включается по одному экземпляру каждого документа;
факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской;
в дело помещаются документы, правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);
в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных), по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 сантиметров (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 сантиметров). При превышении данного объема заводится второй и последующие тома. При наличии в деле нескольких томов, индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначения номера тома и при необходимости заголовка тома;