Разработка подпрограммы 4 обусловлена необходимостью создания условий, обеспечивающих развитие архивного дела, повышение безопасности и эффективности работы архивов, ростом потребностей граждан и организаций в получении архивной информации, в том числе в электронном формате.
Документы Архивного фонда Российской Федерации, создаваемые исполнительными органами государственной власти города Севастополя, иными органами государственной власти города Севастополя, органами местного самоуправления в городе Севастополе, предприятиями, учреждениями и организациями, осуществляющими деятельность на территории Севастополя, являются неотъемлемой частью Архивного фонда Российской Федерации, частью культурного наследия, информационного и интеллектуального достояния народа.
Деятельность Управления архивным делом в городе Севастополе Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя (далее - Управление) и ГКУ "Архив города Севастополя" направлена на обеспечение хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, других архивных документов. Значительное внимание уделяется вопросам информатизации архивного дела, удовлетворению потребностей населения в ретроспективной информации.
Текущее состояние архивной отрасли города характеризуется следующими показателями:
1. Штатная численность сотрудников ГКУ "Архив города Севастополя" составляет 60 штатных единиц. Количество работников, имеющих высшее образование по специализации подготовки "Архивоведение и документоведение" или "История", составляет около 20% от общего количества работников, занятых в основной деятельности. Количество работников, прошедших дополнительную переподготовку по специальностям документоведения или архивоведения, составляет 27% от общего количества работников, занятых в основной деятельности.
2. ГКУ "Архив города Севастополя" размещается в трех зданиях, одно из которых (расположенное по адресу: пр-т Генерала Острякова, 36а) является специально построенным, в двух других зданиях (расположены по адресам: пр-т Героев Сталинграда, 64, и ул. Володарского, 9) помещения приспособлены под размещение архивных документов.
Введенное в 2018 году в эксплуатацию здание по адресу: пр-т Генерала Острякова, 36а, соответствует требованиям нормативных правовых актов в части, касающейся обеспечения охранного и противопожарного режимов. В связи с недостаточной мощностью оборудования кондиционирования и вентиляции в помещениях архивохранилищ наблюдаются температурные колебания до +21 °C (при норме +17 - 18 °C).
В здании по адресу: пр-т Героев Сталинграда, 64, в помещениях, приспособленных под архивохранилища, температурно-влажностный режим не соблюдается, отсутствует система кондиционирования, система вентиляции находится в нерабочем состоянии. Отсутствует система автоматического пожаротушения. Охранный и противопожарный режимы обеспечиваются установленными сигнализациями.
Имеющееся в здании по адресу: пр-т Героев Сталинграда, 64, лифтовое оборудование находится в нерабочем состоянии, требуется проведение капитального ремонта с заменой кабины лифта.
3. ГКУ "Архив города Севастополя" является единственным государственным архивным учреждением города Севастополя, в связи с чем осуществляет также функции по хранению документов о трудовых отношениях граждан (документов по личному составу), переданных ликвидированными организациями.
4. Количество документов Архивного фонда Российской Федерации, других архивных документов, находящихся на хранении в ГКУ "Архив города Севастополя" по состоянию на 01.01.2021, превышает 490 тыс. ед. хр. документов на бумажных носителях и более 20 тыс. ед. аудиовизуальных документов (фото-, фоно-, видеодокументов).
5. В соответствии с Федеральным конституционным законом от 21.03.2014 N 6-ФКЗ "О принятии в Российскую Федерацию Республики Крым и образовании в составе Российской Федерации новых субъектов - Республики Крым и города федерального значения Севастополя" большинство государственных органов и организаций, действующих на территории города Севастополя, ликвидированы (прекратили деятельность на территории Севастополя). В течение 2014 - 2020 годов в ГКУ "Архив города Севастополя" на хранение поступили документы 240 ликвидированных организаций, свыше 245 тысяч дел, в том числе переданы на хранение документы временного срока хранения государственных регистраторов районных управлений юстиции города Севастополя, необходимые для подтверждения социальных прав граждан, документы Окружного административного суда города Севастополя, необходимые юридическим лицам и правоохранительным органам.
Для обеспечения сохранности и использования документов с исполнительными органами государственной власти города Севастополя, учреждениями и организациями, созданными и зарегистрированными в соответствии с законодательством Российской Федерации, выполняющими функции и полномочия соответствующих ликвидированных организаций, заключены договоры о депозитарном хранении документов. В соответствии с договорами, документы оставлены на хранение в организациях на срок от одного года до пяти лет, после чего подлежат передаче на хранение в ГКУ "Архив города Севастополя". Передача документов на государственное хранение в соответствии с требованиями законодательства об архивном деле осуществляется в упорядоченном состоянии.
6. Ежегодно ГКУ "Архив города Севастополя" исполняет не менее 9500 запросов граждан и юридических лиц.