4.1. Для учета обращений, адресованных в Депфин Югры, делопроизводитель осуществляет их регистрацию в Системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "ДЕЛО" (далее - СЭД) путем создания электронной регистрационной карточки с присвоением ему порядкового номера и даты регистрации, а также присоединением электронного образа документа в случае поступления обращения в письменной форме, и передает их посредством СЭД для дальнейшей работы помощнику руководителя.
4.2. Обращения в форме электронного документа, поступившие до 16 ч. 00 мин., регистрируются делопроизводителем в течение рабочего дня, обращения, поступившие после указанного времени, - на следующий рабочий день.
Обращения, поступившие по системе межведомственного электронного документооборота, по иным каналам связи, определенным пунктом 3.1 настоящего Порядка, делопроизводитель регистрирует в сроки, установленные Федеральным законом N 59-ФЗ.
4.3. При поступлении последующего обращения делопроизводитель связывает его в СЭД с предыдущими обращениями того же автора обращения (заявителя) для создания истории обращений.
4.4. Поступившее обращение помощник руководителя ставит на контроль с соответствующей отметкой в СЭД.
4.5. Не позднее 3 рабочих дней со дня регистрации обращения помощник руководителя направляет (выдает) автору обращения (заявителю) уведомление о дате и номере регистрации его обращения в соответствии с примерной формой, установленной Приложением 3 к настоящему Порядку.
4.6. Информацию о датах поступления и регистрации обращения, его регистрационном номере, фамилии, имени, отчестве (последнее - при наличии) автора обращения (заявителя), вопросах, содержащихся в нем, помощник руководителя вносит в раздел "Результаты рассмотрения обращений" информационного ресурса ССТУ.РФ.
4.7. Обращения в форме электронного документа или в письменной форме, поступившие неоднократно в один и тот же день от одного и того же автора обращения (заявителя) с одним и тем же вопросом, а также отдельно направленные приложения, дополнения к обращению, по указанию помощника руководителя регистрируются делопроизводителем как единое обращение.
Копии обращений, ранее поступивших в форме электронного документа или в письменной форме факсимильной связью, либо их подлинники, дополнительно направленные посредством почтовой связи, помощник руководителя приобщает к ранее зарегистрированным обращениям.
4.8. Поступившее неоднократное обращение подлежит регистрации в соответствии с настоящим Порядком. В случае если срок рассмотрения предыдущего обращения не истек, копию обращения помощник руководителя направляет должностному лицу, ответственному за подготовку проекта ответа на обращение, для их рассмотрения совместно.
4.9. В случае если неоднократное обращение, не содержащее новых доводов, адресованное в Депфин Югры, поступило после рассмотрения предыдущего обращения, но не позднее 30 дней, должностное лицо, ответственное за подготовку проекта ответа на предыдущее обращение, в течение 7 дней со дня регистрации обеспечивает направление автору обращения (заявителю) с сопроводительным письмом копии ответа на предыдущее обращение.
4.10. В случае если неоднократное обращение, не содержащее новых доводов, поступило после истечения 30 дней со дня рассмотрения предыдущего обращения, оно подлежит рассмотрению в соответствии с Порядком.