20.1. Регистрация документа осуществляется в СЭД и только один раз.
Входящие документы регистрируются сотрудником службы делопроизводства.
Отправляемые документы регистрируются ответственным исполнителем.
Входящие документы регистрируются только после их первичной обработки и независимо от способа их доставки.
Незарегистрированные документы на рассмотрение и исполнение не передаются.
20.2. Регистрация входящих документов, в том числе направленных в электронной форме (за исключением обращений граждан, документов с отметками "Срочно", "Вручить немедленно", а также актов прокурорского реагирования и заключений Минюста РФ) осуществляется в день их поступления или на следующий за ним рабочий день.
Регистрация обращений граждан, в том числе направленных в электронной форме, осуществляется в течение трех календарных дней со дня поступления.
Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Вручить немедленно", регистрируются незамедлительно.
Акты прокурорского реагирования и заключения Минюста РФ регистрируются в день поступления.
Регистрация создаваемых или исходящих документов осуществляется в день подписания или утверждения либо на следующий за ним рабочий день.
20.3. При регистрации входящих документов сведения о входящем документе вносятся в электронную регистрационную карточку документа (далее именуется - ЭРК) СЭД, а поступившему документу присваивается регистрационный номер.
Электронный документ, имеющий приложения (в том числе в виде образов), регистрируется как один документ.
Документы, поступившие на бумажном носителе, сканируются, электронная копия документа включается в СЭД и присоединяется к ЭРК, в которую вносятся основные обязательные реквизиты документа, и формируется маршрут прохождения документа в зависимости от вида и содержания документа.
20.4. До регистрации исходящих документов непосредственный руководитель ответственного исполнителя проверяет правильность оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность написания адресов), сверяет ссылку на регистрационный номер и дату поступившего документа, а также наличие указанных в исходящих документах приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов по указателю рассылки, наличие отметки об исполнителе, после чего включает исходящий документ в СЭД. Документы, создаваемые на бумажном носителе, передаются ответственным исполнителем в службу делопроизводства для сканирования и вложения электронного образа документа в ЭРК СЭД.