27.1. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Документы, после исполнения и окончания работы с ними, в 10-дневный срок помещаются (подшиваются) авторами документов в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения физической сохранности.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
Помещение исполненного документа в дело осуществляется в соответствии с номенклатурой дел Комитета.
Помещение исполненного документа в дело осуществляется сотрудниками структурных подразделений Комитета, в которых согласно номенклатуре дел Комитета сформировано дело.
Помещение в дело неисполненного или не полностью исполненного документа не допускается.
Дела со дня их заведения до передачи в архив Комитета или на уничтожение хранятся по месту их формирования.
27.2. При формировании дел должны соблюдаться следующие правила:
а) в дело включаются документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;
б) приложения включаются в дело вместе с основным документом (приложения объемом свыше 150 листов выделяются в отдельный том дела);
в) в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел;
г) документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;
д) в дело включается по одному экземпляру каждого документа;
е) в дело помещаются документы, правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);
ж) в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);