23.1. Работа с документами осуществляется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции с учетом нормативных правовых актов Российской Федерации, Волгоградской области и полномочий исполнителя документа.
Исполнителем является сотрудник Комитета, которому адресуется резолюция. Ответственным исполнителем является исполнитель, который указывается в списке исполнителей первым (верхним) или помечается как ответственный сокращением: "отв".
23.2. Исполнитель в процессе работы с документом осуществляет:
а) сбор и обработку необходимой информации, в том числе в форме служебного взаимодействия и внутренней служебной переписки;
б) подготовку и согласование проекта отправляемого (исходящего) документа (при необходимости) и всех необходимых приложений, либо подготовку служебной записки;
в) доработку проекта отправляемого (исходящего) документа по замечаниям, полученным в ходе согласования, и повторное согласование (в случае поступления замечаний на подготовленный проект отправляемого (исходящего) документа);
г) подготовку указателя или листа рассылки отправляемого (исходящего) документа (при необходимости);
д) регистрацию отправляемых документов в СЭД;
е) определение места хранения отправляемого (исходящего) документа (его копии) - в случае, когда документ должен отложиться в номенклатурном деле структурного подразделения Комитета.
23.3. Подготовка отправляемых (исходящих) электронных документов, образов и (или) электронных документов с прикрепленными образами осуществляется с использованием СЭД и включает в себя:
а) подготовку проекта отправляемого (исходящего) электронного документа и заполнение полей ЭРК (внесение основных реквизитов электронного документа, создание вложения и прикрепление файла электронного документа);
б) формирование маршрута прохождения (внесение этапов согласования электронного документа, проверки оформления, подписания, регистрации, сканирования и отправки);
в) отправку исходящего электронного документа и (или) электронного документа с прикрепленным образом в соответствии с маршрутом прохождения.
23.4. Ответственный исполнитель координирует работу соисполнителей, несет ответственность за своевременную и качественную подготовку проекта отправляемого (исходящего) документа и вправе созывать соисполнителей для выработки совместного решения.