4.10.1. Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается получателем.
Рекомендуется использовать телефонограммы для оперативного решения вопросов.
4.10.2. Текст телефонограммы не должен быть логически сложным, содержать трудновыговариваемые слова и превышать 50 слов.
4.10.3. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.
Передача адресатам телефонограмм после регистрации (запись в журнале) за подписью Главы города, заместителей главы Администрации или руководителей отраслевых, территориальных органов Администрации города осуществляется специалистами соответствующих приемных.
4.10.4. Телефонограмма составляется в одном экземпляре, подписывается руководителем или ответственным исполнителем и регистрируется в отраслевом или территориальном органе, ответственном за ее передачу. После передачи текста телефонограмма хранится в том же подразделении до истечения предельных сроков хранения в соответствии с номенклатурой дел.
4.10.5. Датой телефонограммы является дата ее передачи.
4.10.6. Телефонограмма записывается в журнал регистрации, включающий следующие сведения:
исходящий номер и дата телефонограммы;
текст телефонограммы и должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма;
должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, передавшего телефонограмму;
должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, принявшего телефонограмму.