В настоящей Инструкции по делопроизводству используются следующие термины и основные понятия:
Акт - документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия.
Дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Администрации города Курска.
Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Администрации города Курска.
Докладная записка - это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам.
Документ - официальный документ, созданный в Администрации города Курска юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот.
Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки.
Исполнитель документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ.
Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы.
Нормативный правовой акт (постановление) - официальный письменный документ, содержащий нормы права (то есть рассчитанные на многократное применение правила поведения, устанавливающие, изменяющие или прекращающие права, обязанности, ответственность персонально неопределенного круга лиц и (или) предусматривающие утверждение, введение в действие, приостановление либо прекращение действия нормативного правового акта), принятый (изданный) в определенной форме Администрацией города Курска в пределах ее компетенции.
Ненормативный (индивидуальный) правовой акт (распоряжение, приказ) - официальный письменный документ, содержащий индивидуальные предписания, рассчитанные на однократное применение и адресованные конкретному лицу (лицам).
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел с указанием сроков их хранения.
Отраслевые (функциональные) органы Администрации города Курска (без права юридического лица) - комитеты, управления, отделы в структуре Администрации города Курска.
Отраслевые органы Администрации города Курска (с правом юридического лица) - комитеты, департаменты, управления в составе Администрации города Курска.