Содержание служебного письма должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.
4.3.1. Служебные письма органов Администрации города готовятся:
как ответы о выполнении поручений Главы города, ответы на обращения Губернатора Курской области, Администрации Курской области, Председателя Курского городского Собрания и др.;
как ответы на обращения граждан по вопросам, относящимся к компетенции органов Администрации города;
как поручения и запросы, направляемые на предприятия, организации и учреждения, расположенные на территории города;
как инициативные письма.
4.3.2. Сроки подготовки ответных писем и указания по исполнению документов устанавливаются резолюцией руководителя органа Администрации города.
Резолюция оформляется в соответствии с пунктом 3.1.25 настоящей Инструкции.
4.3.3. Служебные письма оформляются на бланках Главы города, Администрации города с воспроизведением герба города, на бланках органов Администрации города или на стандартных листах формата A4 в соответствии с пунктами 3.4 - 3.8 настоящей Инструкции.
4.3.4. Служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа ("Просим предоставить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.), от 3-го лица единственного числа ("Администрация города Курска считает...", "Комитет финансов города Курска рассмотрел..."), на должностных бланках - от 1-го лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о...", "Считаю возможным принять участие в...").
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается обоснование, причины написания письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
4.3.5. Служебные письма подлежат визированию:
исполнителем, ответственным за подготовку служебного письма;
руководителем органа Администрации города,