11.4.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включение в состав Архивного фонда Курской области.
Экспертиза ценности документов в Администрации города на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел; при подготовке дел к передаче в архивный отдел.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения в органах Администрации города осуществляется ежегодно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с экспертной комиссией (далее - ЭК) под непосредственным методическим руководством работников архивного отдела.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного хранения, дел для передачи в архивный отдел; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности" для дальнейшего хранения в органах Администрации города и дел, не имеющих исторической и практической ценности, сроки хранения которых истекли, для последующего выделения их к уничтожению.
11.4.2. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Администрации города путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.
11.4.3. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения (приложение 23 к настоящей Инструкции) и по личному составу (приложение 24 к настоящей Инструкции), а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приложение 25 к настоящей Инструкции).
Описи дел органов Администрации города составляются по установленной форме и представляются в архивный отдел не позднее чем через 5 лет после включения дел в состав Архивного фонда Курской области.
11.4.4. Описательная статья дел органа Администрации города имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
11.4.5. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером, если дело состоит из нескольких томов (частей), - то каждый том (часть). Сформированное в отдельный том приложение к делу вносится в опись под самостоятельным номером;
порядок нумерации дел в описи - валовый;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим отраслевым органам со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.д.
11.4.6. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).