11.3.1. С момента заведения и до передачи в архивный отдел дела хранятся по месту их формирования.
11.3.2. Руководители органов Администрации города и сотрудники, отвечающие за ведение делопроизводства, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
11.3.3. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
11.3.4. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
11.3.5. Через три года после завершения дел в делопроизводстве составляются описи дел постоянного срока хранения. Описи направляются на утверждение ЭПК Архивного управления Курской области. Дела, включенные в установленном порядке в состав Архивного фонда Курской области, по истечении пяти лет передаются на хранение в архивный отдел.
11.3.6. Выдача дел из архивного отдела другим органам производится по запросу с разрешения начальника отдела. Выдача дел сотрудникам органов Администрации города для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта - заместитель дела. В ней указываются орган, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование специалистам органов Администрации города на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
11.3.7. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Главы города с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.