11.1.1. Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения, является основным учетным документом.
Номенклатура дел включается в СЭД в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов (электронных копий документов), включаемых в СЭД.
Номенклатура дел предназначена для распределения и группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основной для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом города Курска, структурой Администрации города, положениями об органах Администрации города, штатным расписанием, настоящей Инструкцией и документами, образующимися в процессе деятельности Администрации города.
11.1.2. В Администрации города присваиваются индексы дел отраслевым и территориальным органам Администрации города и составляется сводная номенклатура дел Администрации города на основе номенклатур дел органов, не наделенных правом юридических лиц Администрации города.
11.1.3. Сводная номенклатура дел Администрации города составляется отделом секретариата, согласовывается с экспертной комиссией (далее - ЭК) Администрации города Курска, Экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) архивного управления Курской области (не реже одного раза в пять лет) и утверждается Главой города.
(в ред. постановления Администрации г. Курска от 16.01.2023 N 14)
11.1.4. Вновь созданный орган Администрации города с правом юридического лица обязан в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее на рассмотрение в архивный отдел.
11.1.5. Номенклатура дел отраслевого (с правом юридического лица), территориального органа Администрации города составляется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства, при методической помощи архивного отдела, подписывается руководителем отраслевого, территориального органа. (приложение 18 к настоящей Инструкции).
11.1.6. Сводная номенклатура дел печатается в 3 экземплярах.
Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в раздел номенклатуры отдела секретариата.
(в ред. постановления Администрации г. Курска от 16.01.2023 N 14)
Второй передается в архивный отдел.
Третий - используется отделом в качестве рабочего.