4.4.1. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопроса и принятия решений заседаний, советов, комиссий, совещаний, конференций, собраний и иных мероприятий.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок и др.
4.4.2. Запись во время заседания (совещания), сбор материалов и подготовка текста протокола возлагаются на секретаря коллегиального органа или сотрудников органов Администрации города, готовивших вопросы к обсуждению. Протокол должен быть подготовлен не позднее, чем за 3 рабочих дня со дня проведения совещания (заседания). К протоколу прилагаются: список присутствующих с указанием порядкового номера, фамилии, инициалов, должности и места работы; стенограмма; указатель рассылки.
4.4.3. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется гриф "Для служебного пользования". Гриф (пометка ограничения доступа к документу) печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочный интервал и центрируется по отношению к ним.
4.4.4. Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги A4 и имеют следующие реквизиты:
наименование документа - слово "ПРОТОКОЛ" печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;
вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру;
место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте, печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид совещания (заседания)", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.
4.4.5. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части оформляются следующие реквизиты:
Председатель или председательствующий - И.О. Фамилия;
Секретарь - И.О. Фамилия;
Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствующих;
Повестка дня;