3.1.13. Гриф утверждения документа
Утверждение документа - один из способов удостоверения документа, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг организаций, должностных лиц, граждан. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.
Устанавливаются два способа утверждения документа: утверждение документа правовым актом (постановление, приказ, распоряжение) и утверждение должностным лицом, к компетенции которого относится решение вопроса.
Гриф утверждения документа проставляется на документах в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
Слова "УТВЕРЖДАЮ" или "УТВЕРЖДЕНО" пишутся прописными буквами без кавычек. Далее указывается полностью должность лица, утверждающего документ, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия) и дата утверждения.
При утверждении документов несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
При наличии в тексте документа формулировки "Утвердить" (прилагаемые Положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагаются слова "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН", ниже через 1 - 1,5 межстрочных интервала дается ссылка на документ в творительном падеже, с указанием даты и номера. В случае, когда документ утверждается лично руководителем, без ссылки на документ, печатается слово "УТВЕРЖДАЮ", а ниже расшифровка подписи и дата утверждения. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
постановлением
Администрации города Курска
от "____" _______ 20___ года
N ______
УТВЕРЖДАЮ
Глава города Курска
подпись И.О. Фамилия
"____" __________ 20___ года
Слово "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ и т.д.
В утвержденный документ не допускается вносить какие-либо исправления, добавления без разрешения должностного лица (коллегиального органа), утвердившего документ.