20.1. Регистрация документа осуществляется в СЭД, в электронных журналах и только один раз.
Входящие и отправляемые документы регистрируются сотрудником службы делопроизводства.
Входящие документы регистрируются только после их первичной обработки и независимо от способа их доставки.
Незарегистрированные документы на рассмотрение и исполнение не передаются.
20.2. Регистрация входящих документов, в том числе направленных в электронной форме, поступивших до 16 ч 00 мин. рабочего дня, а также документов, срок рассмотрения которых составляет не более пяти рабочих дней, осуществляется в день их поступления. Регистрация иных поступивших документов осуществляется на следующий рабочий день.
(в ред. приказа инспекции государственного жилищного надзора Волгоградской области от 28.06.2022 N 84)
Регистрация обращений граждан, в том числе направленных в электронной форме, осуществляется в течение трех календарных дней со дня поступления.
Регистрация создаваемых или исходящих документов осуществляется в день подписания или утверждения либо на следующий за ним рабочий день.
Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Вручить немедленно", регистрируются незамедлительно.
20.3. При регистрации входящих документов сведения о входящем документе вносятся в электронную регистрационную карточку (далее именуется - ЭРК) СЭД, в соответствующие поля электронного журнала, а поступившему документу присваивается регистрационный номер.
Электронный документ, имеющий приложения (в том числе в виде образов), регистрируется как один документ.
Документы, поступившие на бумажном носителе, сканируются, электронная копия документа включается в СЭД и присоединяется к ЭРК, в которую вносятся основные обязательные реквизиты документа, и формируется маршрут прохождения документа в зависимости от вида и содержания документа.
20.4. При регистрации исходящих документов служба делопроизводства проверяет правильность оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность написания адресов), сверяет ссылку на регистрационный номер и дату поступившего документа, а также наличие указанных в исходящих документах приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов по указателю рассылки, наличие отметки об исполнителе, после чего включает исходящий документ в СЭД.
В случае выявления в ходе проверки документа нарушений требований к его созданию документ незамедлительно возвращается автору документа или в случае его отсутствия непосредственному руководителю автора документа для устранения нарушений.