484. Во всех подразделениях организации, осуществляющих работы с использованием ПБА I-IV групп, должен быть обеспечен учет их наличия, количества и передвижения (рекомендуемые образцы приведены в таблицах 1-4, 8, 10-14 приложения 7 к Санитарным правилам).
485. Подразделения, осуществляющие коллекционную деятельность ПБА I-IV групп (далее - коллекции), должны обеспечить учет наличия, количества и передвижения ПБА I-IV групп (рекомендуемые образцы приведены в таблицах 1-14 приложения 7 к Санитарным правилам).
486. Все штаммы, находящиеся на хранении в коллекциях патогенных микроорганизмов, подлежат паспортизации в электронном виде и на бумажном носителе (таблица 18 приложения 7).
487. В коллекции организации каждому коллекционному штамму присваивается инвентарный номер. Инвентарный номер присваивается штамму в порядке его поступления в коллекцию и регистрируется в журнале, с указанием особого обозначения при его наличии (рекомендуемый образец приведен в таблице 5 приложение 7).
В случае гибели или уничтожения коллекционного штамма, его инвентарный номер не присваивается другим штаммам.
Особое обозначение штамму присваивают только коллекции. В качестве особого обозначения штамма может быть принято то рабочее обозначение штамма, которое использовалось до присвоения штамму особого обозначения коллекцией. Особое обозначение штамма не меняется при его передаче, в том числе в коллекцию другой организации.
При передаче штамма из коллекции одной организации в коллекцию другой организации сохраняется также история движения штамма, включающая инвентарные номера штамма во всех коллекциях, через которые он проходил.
488. Движение коллекционных ПБА I-IV групп регистрируют для ПБА I-II групп - по каждому виду отдельно (для вирусов - по виду или роду); для ПБА III-IV групп - суммарно по роду (для вирусов - по виду или роду).
При поступлении штамма микроорганизма из коллекции другой организации должно быть указано наименование коллекции (организации), откуда поступил штамм; особое обозначение штамма (если имеется); инвентарный номер, присвоенный той коллекцией, откуда поступил штамм, а также инвентарные номера штамма в коллекциях, через которые он проходил ранее.
489. Сведения об уничтожении ПБА I-IV групп во всех подразделениях (культур, штаммов микроорганизмов и вирусов) регистрируются в журнале (рекомендуемый образец приведен в таблице 12 приложения 7).
490. Данные об уничтожении ПБА I-VI групп, представляющих собой биотические и абиотические образцы и материалы, содержащие или подозрительные на содержание ПБА I-IV групп, при проведении диагностических исследований регистрируются в журнале (рекомендуемый образец приведен в таблице 4 приложения 7).
491. Журналы на бумажных носителях должны быть пронумерованы, прошиты и вместе с актами должны храниться у руководителя организации или лиц, уполномоченных руководителем организации на их ведение.
492. Все оконченные журналы и акты должны храниться в подразделениях в течение 3 лет. После указанного срока журналы учета движения патогенных биологических агентов и журналы обеззараживания патогенных биологических агентов уничтожают с составлением акта. Остальные журналы и акты сдают в архив организации, в котором они хранятся в соответствии со сроками, устанавливаемыми локальными актами организации. Перенос записей в новый журнал заверяется заведующим подразделением или членом КББ.