4.1. Об израсходовании полученных сумм подотчетное лицо представляет в отдел бухгалтерского учета авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
4.2. Авансовый отчет по расходам, связанным с приобретением товаров, работ, услуг, представляется подотчетным лицом в отдел бухгалтерского учета не позднее трех рабочих дней со дня истечения срока, на который были выданы денежные средства.
4.3. Авансовый отчет по командировочным расходам представляется работником в Центр не позднее трех рабочих дней со дня его возвращения из командировки.
4.4. ГКУ ЦФО ДОНМ проверяются правильность оформления полученного от подотчетного лица авансового отчета, наличие документов, подтверждающих произведенные расходы, обоснованность расходования средств.
4.5. Все прилагаемые к авансовому отчету документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, с обязательным заполнением всех граф, реквизитов, наличием печатей, подписей и т.д. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.
4.6. Проверенный отделом бухгалтерского учета авансовый отчет утверждается руководителем. После этого утвержденный авансовый отчет принимается к учету.
4.7. Сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) перечисляется на банковский счет подотчетного лица на следующий рабочий день за днем утверждения руководителем авансового отчета.
4.8. Остаток неиспользованного аванса вносится подотчетным лицом на лицевой счет учреждения не позднее двух рабочих дней, следующих за днем утверждения руководителем авансового отчета.
4.9. Проверка авансового отчета отделом бухгалтерского учета и утверждение его руководителем осуществляются в течение пяти рабочих дней со дня представления.
4.10. В случае если в установленный срок работником не представлен авансовый отчет в отдел бухгалтерского учета или не внесен остаток неиспользованного аванса на лицевой счет, руководитель имеет право произвести удержание суммы задолженности по выданному авансу из заработной платы работника с соблюдением требований, установленных ст.ст.137 и 138 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ).
4.11. В случае увольнения работника, имеющего задолженность по подотчетным суммам, принимаются необходимые меры для взыскания указанных сумм.