Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях (с изменениями на 12 августа 2021 года)
IX. Хранение электронных научно-технических документов на физически обособленных носителях и с использованием информационной системы
_______________
141. Электронная НТД, включая все ее версии, хранится на физически обособленных носителях и (или) с использованием информационной системы, специально предназначенной для хранения электронных архивных документов (Система хранения электронных научно-технических документов) в порядке, установленной организацией.
142. При хранении электронной НТД на физически обособленных носителях и с использованием информационных систем должны соблюдаться следующие требования:
наличие технических и программных средств, позволяющих осуществлять хранение, воспроизведение, миграцию и конвертирование НТД, а также контроль физического и технического состояние НТД;
проведение миграции и конвертирования, контроль соответствия полученных электронных документов исходным;
обеспечение аутентичности, достоверности, целостности, пригодности для использования электронных документов.
143. При хранении электронной НТД на физически обособленных носителях должны соблюдаться следующие требования:
применение носителей, технические характеристики которых, позволяют обеспечить долговременное хранение информации (при хранении на физически обособленных носителях);
физически обособленные носители электронной НТД хранятся в упаковках, рекомендованных производителями носителей;
лицевая сторона обложки (футляра) физически обособленного носителя электронной НТД снабжается ярлыком, на котором указывается инвентарный номер НТД и идентификационный номер носителя, при наличии.
144. Учету подлежат физически обособленные носители информации, а также документы, записанные на указанные носители.
145. При использовании информационной системы для организации хранения электронной НТД (СХЭНТД) обеспечивается:
прием, учет, хранение и использование электронных научно-технических документов (ЭНТД), копий электронных документов, подлежащих хранению в течение установленных сроков;
включение регистрационно-учетных сведений и других метаданных ЭНТД, зафиксированных на физически обособленных носителях;
взаимодействие с внешними и внутренними абонентами по информационно-телекоммуникационным сетям;
получение электронных документов из системы автоматизированного проектирования (САПР) и из других информационных систем организации, в которых создаются ЭНТД.
146. При включении документа в СХЭНТД должна обеспечиваться:
фиксация факта поступления в СХЭНТД электронных документов;
проверка ЭНТД на наличие вредоносного программного кода;
проверка электронных подписей или других аналогов собственноручной подписи ЭНТД;
проверка воспроизводимости ЭНТД;
заверение принятых на хранение ЭНТД электронной подписью уполномоченного лица;
создание РУФ.
147. Наименование полей РУФ каждого уровня должны соответствовать основным реквизитам научно-технического документа.
148. К первому уровню систематизации относится шифр (условное обозначение) объекта, проекта, разработки, темы. Ко второму уровню систематизации относится: для проектной документации - номер и наименование части в соответствии с составом проекта, для конструкторской документации - обозначение изделия в соответствии со сводной спецификацией, для научно-исследовательской документации - этапность темы. К третьему уровню систематизации относится шифр документа (при наличии).
149. СХЭНТД должна обеспечивать:
создание связей между РУФ, электронными делами и электронными документами;
автоматизированное заполнение полей РУФ за счет импорта данных основной надписи или титульного листа научно-технического документа;