Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях (с изменениями на 12 августа 2021 года)

IV. Передача научно-технической документации в архив (технический архив) организации

_______________

При наличии.

80. В архив (технический архив) организации подлежит передаче НТД, выполненная самой организацией, а также филиалами и представительствами организации:

подлинники НТД;

контрольные, рабочие (в том числе электронные) копии документов; дубликаты НТД;

извещения об изменении подлинников (разрешения на внесение изменений).

81. В архив (технический архив) передаются подлинники, дубликаты и копии НТД, выполненной организациями-разработчиками, соразработчиками, субподрядчиками в соответствии с договором (государственным контрактом) в порядке, утверждаемом руководителем головной организации.

Подлинники НТД передаются вместе с подлинниками извещений об изменении (разрешений на внесение изменений), по которым в НТД были внесены изменения. При передаче конструкторской НТД передаются сведения об учтенных абонентах.

82. Электронная НТД передается на физически обособленных носителях и (или) посредством информационно-телекоммуникационных сетей. Порядок передачи электронной НТД внутри организации, между ее филиалами и представительствами устанавливается локальными нормативными актами организации, в том числе определяющими права доступа работников к НТД, учетным и справочно-поисковым системам; при взаимодействии между организациями - договорами (соглашениями) об электронном взаимодействии.

83. НТД передается в архив (технический архив) как после завершения проектов, разработки изделий, проведения научно-исследовательской работы, так и в процессе их разработки (поэтапно).

84. Перед передачей НТД в архив (технический архив) осуществляется ее нормоконтроль (проверка правильности оформления в соответствии с нормативными требованиями). Процедуры проверки правильности оформления осуществляются нормоконтролером или иным работником, на которого возложены такие полномочия, в соответствии с локальными нормативными актами организации. Вносить изменения в НТД, поступившую в архив (технический архив), разрешается только по извещениям об изменении (разрешениям на изменение).

85. При проведении конвертирования и миграции электронной НТД архив (технический архив) организует процедуру подписания электронной НТД электронной подписью, в соответствии с порядком, установленным локальным нормативным актом организации.

При преобразовании НТД не должны изменяться наименование документа и его вид в зависимости от способа выполнения и характера использования (подлинник, дубликат, копия). Документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие ссылки друг на друга.

86. При передаче комплектов подлинников и дубликатов НТД, в том числе электронной НТД, из других организаций составляется акт приема-передачи НТД на хранение в архив (технический архив) с перечислением наименований, обозначений, стадий (этапов) и количества листов и (или) иных характеристик передаваемых документов.

Акт приема-передачи допускается не составлять при передаче копий электронной НТД из других организаций в процессе совместной разработки проектов, изделий, проведения научно-исследовательской работы.

87. Электронная НТД передается в составе пакета электронных документов, содержащего:

комплект электронной НТД, состоящий из одного или нескольких контейнеров электронных документов, включающих основную часть и реквизитную часть (метаданные) документа(ов), файлы электронных подписей и визуализированные копии документов;

электронную структуру изделия, проекта (если предусмотрено государственными (межгосударственными) стандартами, применяемыми в организации);

справочники, наборы данных, подлежащих включению в НТД; электронные библиотеки, справочники и классификаторы (или их фрагменты), позволяющие представить в визуально воспринимаемом виде все кодированные элементы пакета электронных данных.

Пакет электронных данных заверяется электронной подписью работника, обеспечивающего передачу электронной НТД, в соответствии с локальными нормативными актами организации, договорами (соглашениями) об электронном взаимодействии.

88. При приеме НТД на бумажных и пленочных носителях осуществляется проверка:

комплектности документов, на основании ведомостей технических предложений, ведомостей эскизных проектов, ведомостей технических проектов, спецификаций, номенклатуры эксплуатационных документов и иных документов, свидетельствующих об НТД, составляющей один комплект документов; общих данных по рабочим чертежам;

наличия установленных подписей и дат;

наличия всех листов подлинника;

нумерации листов;

пригодности документов для хранения, многократного снятия с них копий и микрофильмирования.

89. При приеме в архив (технический архив) электронной НТД производится:

проверка пакета электронных данных;

проверка комплектности электронной НТД по ведомостям (реестрам, перечня) электронных документов;