6.1. На всех уровнях "холодовой цепи" в специальном журнале проводится регистрация поступления и отправления вакцины Гам-Ковид-Вак в организации с указанием наименования производителя (изготовителя) препарата, адреса производства, количества препарата (в дозах), серии, даты истечения срока годности, даты поступления (отправления), поставщика, показаний оборудования, использованного для контроля температурного режима (термоиндикаторов, терморегистраторов) и их идентификационных номеров, фамилии, имени, отчества (при наличии) ответственного работника, осуществляющего регистрацию.
В случае если в оборудовании для транспортирования вакцины Гам-Ковид-Вак имеется терморегистратор, его показания за все время транспортирования распечатываются на бумажном носителе или сохраняются в электронном виде и прилагаются к приемочным документам на вакцину Гам-Ковид-Вак.
6.2. О типе термоиндикатора или автономного терморегистратора, используемых при транспортировании вакцины Гам-Ковид-Вак, поставщик (перевозчик) должен перед отправкой вакцины Гам-Ковид-Вак письменно (например, по факсу или электронной почте) информировать получателя и получить от него подтверждение (в устной или письменной форме) возможности снятия показаний данного оборудования контроля температуры при приемке вакцины Гам-Ковид-Вак.
6.3. Работник, осуществляющий регистрацию поступления и отправления вакцины Гам-Ковид-Вак, должен пройти инструктаж на рабочем месте по вопросам соблюдения условий хранения и транспортирования вакцины Гам-Ковид-Вак, работе с холодильным оборудованием и работе с приборами, регистрирующими изменения температурного режима (термометры, термоиндикаторы, терморегистраторы), о чем должна быть сделана соответствующая запись в журнале инструктажа, ведение которого может осуществляться в электронном виде.
6.4. На первом, втором и третьем этапах (уровнях) "холодовой цепи" ежедневно два раза в день, а на четвертом этапе (уровне) - в рабочие дни в специальном журнале, ведение которого может осуществляться в электронном виде, отмечаются показания термометров (термоиндикаторов с указанием персонифицированного номера) в морозильных камерах (морозильниках), в которых хранится вакцина Гам-Ковид-Вак, а также регистрируются факты планового или аварийного отключения холодильного оборудования от энергоснабжения, поломок и факты нарушения температурного режима с указанием даты и времени отключения.
6.5. На каждом этапе (уровне) "холодовой цепи" в организациях определяются порядок обеспечения температурного режима хранения и транспортирования вакцины Гам-Ковид-Вак и обязанности работников, ответственных за обеспечение "холодовой цепи" на данном уровне, утверждаемые распорядительным документом организации.
6.6. При документальном подтверждении нарушения температурного режима при транспортировании на всех этапах (уровнях) "холодовой цепи" ответственный работник, осуществляющий прием вакцины Гам-Ковид-Вак и регистрацию соблюдения температурного режима, обязан доложить об этом непосредственному руководителю и составить соответствующий акт. Решение об отказе в получении вакцины Гам-Ковид-Вак принимается руководителем организации, осуществляющей приемку вакцины Гам-Ковид-Вак.