(в ред. Приказа Управления архивами Свердловской области от 23.08.2021 N 27-01-33/134)
58. Основанием для начала административной процедуры является определение местонахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса.
59. Сотрудник государственного архива осуществляет в установленном порядке выявление архивных документов, необходимых для исполнения запроса. По результатам выявления готовится ответ заявителю на запрос (архивная справка, архивная выписка, архивная копия, информационное письмо). Срок исполнения запроса - 30 дней со дня его регистрации:
1) архивная справка оформляется на бланке архива и содержит название "Архивная справка" и информацию по теме запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена. Архивная справка заверяется руководителем архива или органа местного самоуправления либо уполномоченным им лицом;
2) в тексте архивной справки данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточности названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала"). В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором (создателем документа), не поддающиеся прочтению места текста документа ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво"), а также наличие или отсутствие отметки о заверении документов, послуживших основанием для составления ответа;
3) в тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы архива по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка;
4) в архивной справке, объем которой превышает один лист, все листы должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены подписью и печатью. Архивная справка (последний лист) подписывается директором государственного архива или уполномоченным им должностным лицом и заверяется:
печатью государственного архива для использования на территории Российской Федерации;
гербовой печатью, а при ее отсутствии - печатью, определенной уставом государственного архива, для направления за пределы Российской Федерации;
5) архивная выписка оформляется на бланке архива с обозначением названия "Архивная выписка" и дословно воспроизводит часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения. Архивная выписка заверяется директором государственного архива или уполномоченным им должностным лицом;
6) начало и конец каждого извлечения из архивного документа, а также пропуски в его тексте отдельных слов обозначаются в архивной выписке многоточием. Особенности текста архивного документа, воспроизводимого в архивной выписке, оговариваются так же, как к тексту архивной справки;
(в ред. Приказа Управления архивами Свердловской области от 23.08.2021 N 27-01-33/134)
7) оформление архивной выписки осуществляется по аналогии с архивной справкой в соответствии с подпунктом 4 пункта 62;
(в ред. Приказа Управления архивами Свердловской области от 23.08.2021 N 27-01-33/134)
8) архивная копия дословно воспроизводит текст архивного документа или его изображение, с указанием архивного шифра. Архивная копия заверяется директором государственного архива или уполномоченным им должностным лицом;