Разработка подпрограммы 4 обусловлена необходимостью создания условий, обеспечивающих развитие архивного дела, повышение безопасности и эффективности работы архивов, превращения архивов в полноценный элемент новой информационной культуры, ростом потребностей граждан и организаций в получении архивной информации, в том числе в электронном формате.
Архивный фонд города Севастополя является неотъемлемой частью Архивного фонда Российской Федерации, частью культурного наследия, информационного и интеллектуального достояния народа.
Деятельность Управления архивным делом в городе Севастополе Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя (далее - Управление архивным делом) и ГКУ "Архив города Севастополя" направлена на обеспечение хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда города Севастополя, других архивных документов. Значительное внимание уделяется вопросам информатизации архивного дела, удовлетворению потребностей населения в ретроспективной информации.
Текущее состояние архивной отрасли города характеризуется следующими показателями:
1. Штатная численность сотрудников ГКУ "Архив города Севастополя" составляет 60 штатных единиц. Количество сотрудников, имеющих высшее образование по специализации подготовки "Архивоведение и документоведение" или "История", составляет не более 20% от общего количества сотрудников, занятых в основной деятельности.
2. ГКУ "Архив города Севастополя" с момента своего создания в 1921 году находилось в помещениях, приспособленных для хранения документов. Для размещения архива в разные годы были приспособлены помещения Петропавловской церкви, Покровского собора, с 1994 года и по настоящее время ГКУ "Архив города Севастополя" находится в помещениях, переданных на праве хозяйственного ведения Государственному унитарному предприятию Севастополя "СЕВАСТОПОЛЬ ТЕЛЕКОМ", по адресу: проспект Героев Сталинграда, 64.
Под архивохранилища приспособлены помещения общей площадью 1209,9 кв. м. Температурно-влажностный режим в хранилищах не соблюдается, отсутствует система кондиционирования, система вентиляции находится в нерабочем состоянии. Отсутствует система автоматического пожаротушения. Охранный и противопожарный режимы обеспечиваются установленными сигнализациями.
В 2018 году в эксплуатацию введено здание ГКУ "Архив города Севастополя" по адресу: пр. Генерала Острякова, 36а. В здании установлено оборудование, позволяющее разместить до 500000 ед. хр., в том числе 200000 ед. хр. на бумажном носителе.
3. ГКУ "Архив города Севастополя" является единственным государственным архивным учреждением города Севастополя, в связи с чем осуществляет также функции по хранению документов о трудовых отношениях граждан (документов по личному составу).
4. Общий объем документов Архивного фонда города Севастополя, других архивных документов, находящихся на хранении в ГКУ "Архив города Севастополя", на 01.01.2019 составляет 316943 ед. хр. документов на бумажных носителях и более 22,5 тыс. ед. аудиовизуальных документов (фото-, фоно-, видеодокументов).
5. В соответствии с Федеральным конституционным законом от 21.03.2014 N 6-ФКЗ "О принятии в Российскую Федерацию Республики Крым и образовании в составе Российской Федерации новых субъектов - Республики Крым и города федерального значения Севастополя" большинство предприятий, действующих на территории города Севастополя, ликвидировано. В течение 2014 - 2018 годов в ГКУ "Архив города Севастополя" на хранение поступили документы двухсот сорока ликвидированных организаций, свыше 90 тысяч дел. Кроме того, переданы документы государственных регистраторов районных управлений юстиции города Севастополя в количестве более 27,5 тысяч дел, документы Окружного административного суда города Севастополя в количестве 18 тысяч дел.
Для обеспечения сохранности и использования документов с исполнительными органами государственной власти города Севастополя, учреждениями и организациями, созданными и зарегистрированными в соответствии с законодательством Российской Федерации, выполняющими функции и полномочия соответствующих ликвидированных организаций, заключены договоры о депозитарном хранении документов. В соответствии с договорами документы оставлены на хранение в организациях на срок от 1 года до 5 лет, после чего подлежат передаче на хранение в ГКУ "Архив города Севастополя".
С 2018 года начат прием документов, находящихся на депозитарном хранении. Передача документов на государственное хранение в соответствии с требованиями законодательства об архивном деле осуществляется в упорядоченном состоянии.
6. В связи с перерегистрацией прав собственности на земельные участки и недвижимое имущество, а также в связи с перерасчетом пенсий граждан значительно увеличилось количество обращений граждан и юридических лиц за получением архивных копий, архивных справок и архивных выписок в ГКУ "Архив города Севастополя": от 1200 запросов, исполненных в 2013 году, до 12200 запросов, исполненных в 2017 году.