1. Для решения задач по документационному обеспечению управленческой деятельности городской Думы, главы муниципального образования отдел документооборота и кадровой работы выполняет следующие функции:
организует и ведет единую систему документооборота в городской Думе и ее структурных подразделениях, в том числе и единую систему электронного документооборота;
разрабатывает и внедряет нормативные, регламентирующие и методические документы по совершенствованию документационного обеспечения деятельности городской Думы;
осуществляет прием, проверку и регистрацию поступающих, в том числе по электронной почте, через личный кабинет городской Думы в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" документов, обращений граждан, организаций, передает их по назначению;
(в ред. Решения Тамбовской городской Думы Тамбовской области от 31.05.2023 N 906)
осуществляет регистрацию служебных, докладных записок, справок, заключений (экспертных заключений), заявлений депутатов;
осуществляет регистрацию, отправку и доставку исходящей корреспонденции средствами почтовой, курьерской связи, посредством электронной почты, через личный кабинет городской Думы в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций);
(в ред. Решения Тамбовской городской Думы Тамбовской области от 31.05.2023 N 906)
осуществляет контроль за прохождением и исполнением документов, обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов, систематически информирует руководство по данным вопросам;
готовит предложения по перечню и форме бланков, используемых в деятельности городской Думы;
разрабатывает номенклатуру дел городской Думы;
формирует архив документов городской Думы для последующей передачи на хранение в архивный отдел администрации города Тамбова;
ведет Книгу Почетных граждан города Тамбова;
осуществляет регистрацию лиц, награжденных Почетным знаком "За заслуги перед городом Тамбовом", "Родительская слава города Тамбова", "Волонтер года" и Почетной грамотой города Тамбова;