5.1. Доступ к работе в СЭД администрации должны иметь только зарегистрированные пользователи.
5.2. Включение документов в СЭД осуществляется посредством заполнения полей ЭРК, создания электронной копии документа (сканирования), если документ был создан на бумажном носителе, присоединения электронной копии документа к ЭРК.
5.3. В ходе рассмотрения документа, подлежащего исполнению или в ходе согласования проекта документа, заполняются соответствующие поля ЭРК. В результате согласования проекта документа в СЭД формируется лист согласования.
5.4. При включении в СЭД входящих документов, их регистрации, рассмотрении и исполнении в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:
5.4.1 наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации (корреспондента);
5.4.2 наименование вида документа (наименование раздела в справочнике (классификаторе) видов документов, к которому относится документ, включаемый в СЭД);
5.4.3 дата документа;
5.4.4 регистрационный номер документа;
5.4.5 фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
5.4.6 дата поступления документа;
5.4.7 входящий регистрационный номер;
5.4.8 способ доставки документа;
5.4.9 краткое содержание документа;
5.4.10 количество листов основного документа;