2.1. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
2.1.1 документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
2.1.2 документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
2.1.3 документ - документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот администрации;
2.1.4 копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
2.1.5 подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
2.1.6 реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
2.1.7 регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
2.1.8 делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах администрации;
2.1.9 дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа администрации;
2.1.10 номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе администрации, с указанием сроков их хранения;
2.1.11 экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда Петропавловск-Камчатского городского округа;
2.1.12 электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-коммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
2.1.13 электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;