12.1. Ежегодно делопроизводителем органа администрации совместно с экспертной комиссией ЭК органа администрации (далее - ЭК) проводится экспертиза ценности документов.
12.2. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:
12.2.1 отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, для передачи в городской архив;
12.2.2 отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками "До минования надобности", "До замены новыми", подлежащих дальнейшему хранению в органах администрации;
12.2.3 выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры органа администрации, правильность определения сроков хранения дел.
12.3. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения передаются делопроизводителю не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Передача дел в городской архив проводится на основании описей дел органа администрации постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу.
Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в городской архив не передаются и подлежат выделению к уничтожению по истечении срока их хранения в соответствии с пунктами 12.17 - 12.21 настоящей Инструкции.
12.4. Экспертиза ценности документов проводится на основе федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных документов с указанием сроков хранения, перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения.
12.5. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в органе администрации приказом руководителя органа администрации создается ЭК.
Задачи, функции, права, организация работы ЭК определяются положением о ней, утверждаемым приказом органа администрации.
12.6. По результатам экспертизы ценности документов в органе администрации составляются описи дел структурных подразделений постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, проводится оформление дел, а также составляются акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
12.7. Описи дел в структурных подразделениях составляются под методическим руководством делопроизводителя.
На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются, и делопроизводителю такие дела не передаются.