4. Поощрение Знаком производится один раз в календарный год на основании ходатайства о поощрении Знаком граждан по форме согласно приложению 3 к настоящему Положению (далее - ходатайство), которое подписывается руководителем соответствующего органа или организации и заверяется печатью этого органа (при наличии печати) и направляется в министерство по молодежной политике Иркутской области (далее - министерство).
5. С ходатайством обращаются органы государственной власти Иркутской области, органы местного самоуправления муниципальных образований Иркутской области, общественные объединения, зарегистрированные на территории Иркутской области (далее - заявители).
6. К ходатайству прилагаются следующие документы на представляемого к поощрению гражданина (далее - представляемый к поощрению):
1) копия паспорта либо иного документа, удостоверяющего личность;
2) копия личной книжки добровольца (волонтера);
3) копии грамот, благодарственных писем, дипломов, подтверждающих активную деятельность представляемого к поощрению за последние 5 лет в сфере добровольчества (волонтерства);
4) характеристика на представляемого к поощрению от заявителя, составленная в свободной форме, с указанием конкретных сведений о заслугах в добровольческой (волонтерской) деятельности за последние 5 лет, которые послужили основанием для представления к поощрению;
5) фото- и видеоматериалы участия в добровольческой (волонтерской) деятельности (при наличии);
6) фото- и видеоматериалы, подтверждающие публикации в СМИ и социальных сетях;
7) описание и характеристика разработанных и внедренных проектов и (или) практик (при наличии);
8) согласие на обработку персональных данных субъекта персональных данных (представляемого к поощрению) в соответствии с законодательством о защите персональных данных согласно приложению 4 к настоящему Положению.
7. Ходатайство и документы, указанные в пункте 6 настоящего Положения (далее - документы), представляются на бумажном носителе и в электронном виде (на CD-диске или флэш-карте) в министерство по адресу: город Иркутск, ул. Ленина 1, кабинет 109, не позднее 1 сентября текущего года. Представленные материалы не возвращаются.
8. Основаниями для отказа в рассмотрении документов являются:
1) нарушение срока представления документов;