51. Основанием для начала выполнения административной процедуры является оформленное в установленном порядке личное дело пользователя.
52. При каждом посещении читального зала Отдела пользователь в обязательном порядке регистрируется в журнале учета посещений читального зала.
53. Специалист Отдела, ответственный за организацию работы читального зала, предоставляет пользователю справочно-поисковые средства, необходимые для поиска архивных документов, и предлагает пользователю заполнить бланк заказа по результатам работы со справочно-поисковыми средствами. Форма бланка заказа пользователя представлена в приложении N 3 к настоящему Административному регламенту.
54. Начальник Отдела рассматривает заказ пользователя и принимает решение о выдаче или об отказе в выдаче дел, оформляет резолюцию на бланке заказа и передает его на исполнение специалисту Отдела, ответственному за организацию работы читального зала.
55. При получении заказа с резолюцией начальника Отдела об отказе в выдаче дел по основаниям, указанным в пункте 22 настоящего Административного регламента, специалист Отдела, ответственный за организацию работы читального зала, не позднее пяти рабочих дней со дня оформления пользователем заказа подготавливает письмо об отказе в предоставлении муниципальной услуги с разъяснением причин отказа, обеспечивает информирование пользователя об отказе в предоставлении муниципальной услуги способом, выбранным пользователем.
56. При получении заказа с резолюцией начальника Отдела о разрешении выдачи дел специалист Отдела, ответственный за организацию работы читального зала, определяет места хранения запрашиваемых дел, их наличие на местах хранения, осуществляет подборку дел согласно заказу пользователя.
57. При отсутствии на местах хранения дел, необходимых для исполнения заказа пользователя, специалист Отдела, ответственный за организацию работы читального зала, не позднее пяти рабочих дней со дня оформления пользователем заказа подготавливает письмо за подписью начальника Отдела о приостановлении предоставления муниципальной услуги с разъяснением причин и указанием срока возобновления предоставления муниципальной услуги.
58. Дела, находящиеся на хранении, выдаются пользователю с регистрацией их выдачи в книге учета выдачи дел из муниципального архива для работы в читальном зале Отдела.
Пользователь расписывается в заказе и в книге учета выдачи дел из муниципального архива для работы в читальном зале Отдела за каждое предоставленное ему дело.
Дела выдаются пользователю для работы в читальном зале Отдела на срок не более 30 календарных дней. Продление сроков выдачи дел согласовывается с начальником Отдела.
Последующие заказы принимаются к исполнению только после возврата пользователем ранее выданных ему дел и справочно-поисковых средств.
59. При необходимости пользователь может оформить заказ на изготовление незаверенной копии архивного документа из дела. Форма бланка заказа представлена в приложении N 4 к настоящему Административному регламенту.
Незаверенная копия архивного документа на бумажном носителе изготавливается путем копирования оригинала архивного документа специалистом Отдела, ответственным за организацию работы читального зала, или пользователем в специально отведенном для этих целей месте и под контролем специалиста Отдела, ответственного за организацию работы читального зала.
Количество копий архивных документов определяется исходя из характера заказа в каждом отдельном случае.