3.1. Оформление Личных дел - проведение работ по их подготовке к хранению, представляет собой комплекс работ по их технической обработке, включающий: подшивку (переплет) дел, нумерацию листов дела, составление внутренней описи и листа-заверителя, оформление обложки дела.
3.2. На лицевой обложке Личного дела указываются наименование организации, территория, номер дела, фамилия, имя, отчество получателя, вид государственной услуги, а также льготный статус получателя (при наличии). Все надписи на обложке следует выполнять четко, без исправлений, помарок, приписок, подчисток, чернилами (пастой) либо в отпечатанном виде.
3.3. На внутренней стороне обложки указываются:
3.3.1. адрес регистрации (обращения);
3.3.2. домашний (сотовый) телефон;
3.3.3. способ получения государственной услуги.
3.4. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка документов, включенных в Личное дело, все листы, кроме внутренней описи и листа-заверителя, нумеруются. Номера листов проставляются простым (графитовым) карандашом в верхнем правом углу, не задевая текст документа. Внутри Личного дела документы (их копии) располагаются в хронологическом порядке.
3.5. Все ксерокопии документов в Личном деле должны быть заверены должным образом: надпись или штамп "копия верна", печать "для документов", дата, подпись специалиста с расшифровкой подписи.
3.6. Личные дела размещаются по нарастанию регистрационных номеров личных дел или в алфавитном порядке с разбивкой по годам. При наличии в Министерстве, ТУ, ЦСВ большого количества Личных дел допускается иной порядок их размещения.