5.1. Для обеспечения сохранности Личных дел должен проводиться комплекс мероприятий, включающий:
- создание оптимальных условий хранения Личных дел;
- хранение Личных дел в специально выделенном и оборудованном помещении;
- обеспечение физико-химической сохранности документов.
5.2. Оптимальные условия хранения Личных дел обеспечиваются:
- выделением отдельного, специально оборудованного помещения (места);
- оборудованием помещения противопожарной сигнализацией, средствами пожаротушения;
- созданием оптимального температурно-влажностного и светового режима, проведением санитарно-гигиенических и противоэпидемических мероприятий (уборка, ремонт, уничтожение грызунов и т.д.).
5.3. Для размещения Личных дел применяется специальное оборудование, обеспечивающее защиту от несанкционированного доступа, - сейфы, металлические шкафы и т.д.
5.4. В помещении, где хранятся Личные дела, на видном месте вывешиваются:
- инструкция о мерах пожарной безопасности;
- план эвакуации граждан, документов и имущества на случай пожара;
- списки лиц, допущенных в помещение хранения Личных дел.
5.5. При возникновении чрезвычайных происшествий (пожара, наводнения, злоумышленного проникновения в помещение посторонних лиц и т.д.) принимаются меры по спасению и охране Личных дел.