6.1. Для целей настоящего Регламента под протокольными мероприятиями понимаются различные заседания, совещания, торжественные приемы, церемонии, презентации, устраиваемые по случаю национальных, государственных праздников, исторических, юбилейных и других знаменательных дат, а также торжеств и событий, имеющих важное значение для города Тюмени, в том числе прибытия иностранных и российских делегаций, официальных деятелей (представителей), визиты, встречи и переговоры, носящие как официальный, так и рабочий характер.
Организация подготовки и проведения протокольных мероприятий возлагается на административный департамент или (и) иной орган Администрации города, определенный муниципальным правовым актом или поручением Главы города Тюмени (далее - Организатор).
6.2. В рамках подготовки и проведения протокольного мероприятия Организатор протокольного мероприятия:
разрабатывает программу протокольного мероприятия и обеспечивает ее утверждение;
организует перевод документов, поступивших на имя Главы города Тюмени или в адрес Администрации города, а также обеспечивает работу переводчика во время протокольного мероприятия;
организует встречу (проводы) участников протокольного мероприятия в аэропорту (на вокзале) г. Тюмени, их обслуживание в зале официальных лиц и делегаций (в случае, если программой предусмотрено данное мероприятие);
осуществляет контроль за использованием городской символики при проведении протокольных мероприятий;
обеспечивает ведение протокола мероприятия в случае, если программой предусмотрено его ведение;
подготавливает протокольную атрибутику (именные таблички, аншлаги, объявления, приглашения, настольные флажки, приборы для процедуры подписания);
организует подготовку залов для проведения протокольного мероприятия (канцелярские принадлежности, бутилированная вода, протокольная атрибутика, в том числе городская символика, мультимедийное сопровождение);
обеспечивает сувенирной и иной сопутствующей продукцией, обеспечивает ассистирование при процедуре ее вручения (в случае, если программой предусмотрено ее вручение);
организует культурно-экскурсионную программу, транспортное обслуживание, а также оказание услуг общественного питания и гостиниц (в случае, если программой предусмотрены данные мероприятия);
взаимодействует с органами государственной власти, организациями и гражданами по вопросам транспортного обслуживания участников мероприятия, обеспечения общественного порядка и иным вопросам, возникающим в рамках подготовки и проведения протокольного мероприятия;
обеспечивает передачу подарков, полученных в ходе протокольных мероприятий в адрес Администрации города, Главы города Тюмени, в порядке, предусмотренном муниципальным правовым актом Администрации города. Подписание документов, необходимых в соответствии с муниципальным правовым актом Администрации города для передачи подарков, полученных в ходе протокольных мероприятий в адрес Главы города Тюмени, осуществляется Главой города Тюмени.