5.1. При вскрытии поступивших в адрес Губернатора, в Правительство конвертов с входящими документами ДСП, ОГР проверяется их целостность, наличие и целостность в них документов и приложений к документам, соответствие вложенных документов описи или ссылке на приложения.
5.2. При поступлении поврежденного конверта или документа, при обнаружении признаков несанкционированного вскрытия конверта, при отсутствии документов, указанных в описи, или при отсутствии приложений, указанных в документе, при несоответствии вложенных документов описи или приложению составляется акт.
Акт составляется в двух экземплярах: один экземпляр акта высылается корреспонденту, а второй экземпляр прилагается к поступившим документам.
Кроме того, при поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу делается надпись: "Документ поступил в поврежденном виде".
5.3. Конверты с входящими документами ДСП, ОГР с пометкой "лично" не вскрываются, а передаются по назначению, при этом в СЭД осуществляется регистрация конверта и делается отметка о передаче пакета адресату. После возвращения рассмотренного документа с поручением (резолюцией) делаются соответствующие изменения в электронной карточке документа и осуществляется его передача в соответствии с поручением (резолюцией).
5.4. При регистрации входящего документа ДСП в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа ставится штамп для регистрации входящих документов. К порядковому регистрационному номеру на бумажном носителе добавляется пометка "ДСП", "ОГР", в карточке документа в СЭД в соответствующем поле делается отметка. В случае необходимости указывается количество листов основного документа и приложений к нему, например:
Вх. N 4-25дсп
Осн. док. ______ л., прил. _______ л.
Кроме того, этот же регистрационный штамп проставляется в правом нижнем углу первого листа каждого приложения к входящему документу.
5.5. При поступлении сброшюрованных приложений (книги, журналы, инструкции) регистрационный штамп и соответствующие реквизиты регистрации проставляются на обложке брошюры (издания), дела (папки) или на титульном листе издания, или на первой странице дела.
5.6. Зарегистрированные входящие документы ДСП, ОГР передаются на рассмотрение адресатам (Губернатору, председателю Правительства, первому заместителю Губернатора, заместителям Губернатора, заместителям председателя Правительства, руководителям структурных подразделений Правительства, областных органов исполнительной власти), а в случае их отсутствия - замещающим их лицам.
5.7. Передача зарегистрированных входящих документов категории ДСП, ОГР на рассмотрение указанным в пункте 5.6 настоящего Положения руководителям осуществляется под роспись уполномоченных должностных лиц, ответственных за работу с документами указанной категории, в реестрах движения документов ДСП, ОГР.
5.8. Поручения по рассмотренным входящим документам ДСП, ОГР фиксируются в резолюциях, которые заносятся в карточку документа в СЭД, распечатываются посредством системы и на бумажном носителе прикрепляются к документам.
5.9. Входящие документы ДСП, ОГР с резолюциями руководителей (для ознакомления или исполнения) лицами, ответственными за регистрацию документов данного вида, передаются лицам, которым даны поручения, по списку рассылки под роспись в реестрах движения документов ДСП, ОГР. Передача документов ДСП, ОГР уполномоченными должностными лицами департамента делопроизводства Правительства исполнителям осуществляется лично в руки либо уполномоченным ими должностным лицам при наличии у них доверенности (письмо руководителя о наделении должностных лиц полномочиями) на получение такой категории документов.