7.1. Во время работы исполнителя с документами ДСП, ОГР они должны располагаться так, чтобы исключить возможность ознакомления с ними других лиц.
Выданные для работы документы ДСП, ОГР могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, с разрешения руководителя соответствующего структурного подразделения Правительства или областного органа исполнительной власти и при условии полного обеспечения сохранности и соблюдения правил их хранения.
7.2. Выданные для работы документы с пометкой "ДСП", "ОГР" подлежат возврату лицу, ответственному за регистрацию и учет документов указанного вида.
7.3. Передача документов с пометкой "ДСП", "ОГР" от одного исполнителя другому внутри структурного подразделения осуществляется с разрешения руководителя соответствующего структурного подразделения с обязательным уведомлением об этом лица, ответственного за учет движения документов указанного вида, и внесении им соответствующей информации в учетные данные движения документа (журнал (реестр) учета движения документов ДСП, ОГР).
7.4. Размножение (тиражирование, копирование) внутренних документов и исходящей корреспонденции с пометкой "ДСП", "ОГР" производятся только с письменного разрешения должностного лица, подписавшего или утвердившего документ, входящей корреспонденции с пометкой "ДСП", "ОГР" - с письменного разрешения должностного лица, указанного в пункте 2.1 настоящего Положения. Размножение (тиражирование, копирование) осуществляется в условиях, исключающих несанкционированный доступ к копируемым документам:
- в Правительстве - в отделе документооборота департамента делопроизводства Правительства на основании бланка-заказа, согласованного с заместителем руководителя администрации Губернатора и Правительства в соответствии с распределением полномочий;
- в областных органах исполнительной власти в службе делопроизводства по согласованию с руководителем органа в соответствии с распределением полномочий.
Размножение (тиражирование, копирование) документов Губернатора и Правительства с пометкой "ДСП", "ОГР" в структурных подразделениях Правительства, за исключением должностных лиц, уполномоченных на их регистрацию и учет, в областных органах исполнительной власти запрещается.
7.5. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно. Дополнительно размноженные копии также учитываются, их нумерация производится от последнего ранее учтенного номера. На копиях под номером экземпляра ставится номер копии, например:
Экз. N 1 | Экз. N 35 | |
Копия N 10 | или | Копия N 2 |
Отметка о количестве и адресатах размноженных экземпляров и копий документов с пометкой "ДСП", "ОГР" вносится в соответствующие реестры учета.