14.1. Документы, содержащие информацию ограниченного распространения, в том числе исполненные, лицами, ответственными за ведение делопроизводства, систематизируются и формируются в отдельные дела, на обложке которых в правом верхнем углу ставится штамп "Для служебного пользования" ("Ограниченного распространения").
14.2. Документы с пометкой "ДСП", "ОГР" могут включаться в номенклатуру дел с присвоением собственного отдельного индекса, содержащего пометку "ДСП", "ОГР".
14.3. Документы, дела и издания с пометкой "ДСП", "ОГР", а также реестры их учета должны храниться в служебных помещениях в запираемых шкафах (сейфах), исключающих доступ к ним посторонних лиц.
14.4. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "ДСП", "ОГР" в структурных подразделениях проводится не реже одного раза в год. Для проведения проверки образуется комиссия, состав которой определяется руководителем подразделения. Результаты проверки оформляются актом, копии которого направляются в службу делопроизводства (в Правительстве - департамент делопроизводства, в областных органах исполнительной власти - в службу делопроизводства).
В департаменте делопроизводства Правительства, службах делопроизводства областных органов исполнительной власти проверки таких документов, находящихся на архивном хранении, производятся не реже одного раза в 5 лет.
14.5. В случаях утери документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации руководитель подразделения Правительства, областного органа исполнительной власти, в котором установлен данный факт, представляет служебную записку на имя первого заместителя Губернатора, руководителя областного органа исполнительной власти, соответственно, с указанием факта утери документа или разглашения информации, виновных лиц и принятых мерах. По фактам утери документов или разглашения информации проводится служебная проверка.
14.6. На утраченные документы, дела и издания с пометкой "ДСП", "ОГР" составляется акт (в состав лиц, составляющих акт, включаются сотрудники: обнаружившие утерю документа или разглашение информации, исполнители поручений по документу и сотрудники службы делопроизводства, ответственные за учет и хранение документов), на основании которого уполномоченными лицами, ответственными за регистрацию и учет документов, делаются соответствующие отметки в учетных данных.
Акты на утраченные документы, дела и издания с пометкой "ДСП", "ОГР" постоянного срока хранения после их утверждения в установленном порядке передаются в службу делопроизводства (в Правительстве - департамент делопроизводства, в областных органах исполнительной власти - служба делопроизводства) для включения в дело архивного фонда.
14.7. Документы с пометкой "ДСП", "ОГР" имеют срок хранения, установленный для аналогичных документов, включенных в номенклатуру дел.
14.8. При подготовке дел постоянного хранения к передаче в Государственный архив Сахалинской области руководителями структурных подразделений Правительства, областных органов исполнительной власти проводится их экспертиза с целью возможного снятия с них пометки "ДСП", "ОГР" и выявления их исторической ценности.
14.9. Отобранные к уничтожению документы и дела с пометкой "ДСП", "ОГР", не имеющие исторической ценности и утратившие практическое значение, уничтожаются по отдельному акту или могут быть включены в один акт вместе с другими несекретными документами и делами.
В учетных данных документа об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт, например: "Уничтожено. Акт N ___ от _________", который хранится постоянно по правилам, применяемым к документам с пометкой "ДСП", "ОГР".
14.10. Отобранные к уничтожению документы, дела и издания с пометкой "ДСП", "ОГР" уничтожаются путем измельчения до степени, исключающей возможность прочтения текста.