2.1. Подготовка, оформление, прохождение, контроль исполнения и рассылка документов с отметкой "Для служебного пользования" осуществляются в системе электронного документооборота (далее - СЭД), применяемой в администрации города Южно-Сахалинска, в порядке, предусмотренном Инструкцией по делопроизводству для документов без ограничительных отметок, и с учетом особенностей, установленных настоящей Инструкцией.
2.2. На служебных документах ограниченного распространения, приложениях к ним, делах и изданиях, содержащих сведения ограниченного распространения, проставляется отметка "Для служебного пользования". Указанная отметка проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа и приложения к нему, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
К регистрационному номеру документа добавляется пометка "ДСП".
2.3. При отправке документов с отметкой "Для служебного пользования" с сопроводительным письмом после слова "Приложение" в письме указываются наименование каждого приложения, номер документа и количество листов. Например:
Приложение: календарный план согласования объемов мобилизационных заданий с организациями для нужд органов государственной власти и органов местного самоуправления на 2016 год, N 015-06478 ДСП, на 5 л.
2.4. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками передаются для регистрации и отправки сотруднику, отвечающему за организацию работы с документами в Подразделении. Черновики уничтожаются этим сотрудником с отражением факта уничтожения в журнале учета документов со служебной информацией ограниченного распространения (их черновиков), подлежащих уничтожению по форме согласно приложению N 3 к Инструкции. Уничтожение документов осуществляется с использованием бумагорезательной машины.