3.1. Прием, первичная обработка, регистрация, распределение или отправка документов с отметкой "Для служебного пользования", машинных носителей информации, содержащих электронные документы с информацией ограниченного распространения, осуществляется канцелярией Отдела по работе с документами и контролю Управления документационного обеспечения МКУ "Управление делами администрации города Южно-Сахалинска" (далее - Канцелярия) и сотрудниками, отвечающими за организацию работы с документами в Подразделениях, в порядке, предусмотренном Инструкцией по делопроизводству, с учетом особенностей, установленных настоящей Инструкцией.
3.2. Документы с отметкой "Для служебного пользования" учитываются отдельно от другой служебной документации и регистрируются в специальном журнале СЭД.
В случае, если документы с отметкой "Для служебного пользования", направленные непосредственно в Подразделение, передаются адресату под роспись без регистрации в Канцелярии, то такие документы подлежат регистрации отдельно от другой служебной документации в специальном журнале СЭД либо в отдельном журнале на бумажном носителе по форме согласно приложению N 1 к настоящей Инструкции.
3.3. При регистрации входящего документа с отметкой "Для служебного пользования" на первом листе в нижней его части с правой стороны ставится штамп, в котором указываются очередной порядковый номер документа и дата его поступления. К регистрационному номеру документа добавляется пометка "ДСП".
Например:
┌══════════════‰
│ входящий │
│ N 58 ДСП │
│ 01.02.2014 │
└══════════════…
3.4. На сброшюрованных материалах входящие номера проставляются на титульном листе.
3.5. На машинных носителях информации учетные реквизиты (учетный номер, дата регистрации, пометка "ДСП") проставляются в удобном для просмотра месте.
Рассылка, передача, проверка наличия машинных носителей информации ограниченного распространения, проведение служебных проверок по фактам их утраты осуществляются в соответствии с пунктами 4.4, 4.5, 4.8, 6.4 и 6.5 настоящей Инструкции.