4.1. Копирование (тиражирование), ознакомление, передача и отправка документов с отметкой "Для служебного пользования" производятся с разрешения должностного лица, в чей адрес был направлен документ, должностного лица, подписавшего или утвердившего документ, либо вышестоящего ему по должности руководителя.
4.2. Учет копированных документов осуществляется поэкземплярно. Дополнительно скопированные экземпляры документа учитываются за номером этого документа, о чем делается отметка на скопированном документе. Нумерация дополнительно скопированных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.
4.3. Копирование (тиражирование) документов с отметкой "Для служебного пользования" осуществляется в условиях, исключающих несанкционированный доступ к копируемым документам. На обороте последнего листа оригинала делается запись о количестве снятых копий и где они учтены, заверяемая специалистом, осуществляющим регистрацию документа, с проставлением даты. На копиях под отметкой "Для служебного пользования" указывается номер копии, например:
Для служебного пользования
Копия N 1
4.4. К документу, предназначенному для направления в более чем четыре адреса, прилагается лист рассылки, оформленный в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.
4.5. Пакеты (конверты), с вложением документов или машинных носителей информации с отметкой "Для служебного пользования", направляемые адресату через АО "Почта России" или ФГУП "Главный центр специальной связи", оформляются в соответствии с правилами, устанавливаемыми указанными операторами почтовой связи.
Не допускается пересылка исходящей корреспонденции с вложением документов или машинных носителей информации с отметкой "Для служебного пользования" иными предприятиями или организациями, оказывающими услуги почтовой связи или экспресс-доставки корреспонденции, грузов, товаров и т.п.
4.6. Уполномоченное должностное лицо может давать разрешение на ознакомление с документами с отметкой "Для служебного пользования" представителям сторонних организаций при наличии официального письменного мотивированного запроса организаций, которым такое право предоставлено действующим законодательством.
Запросы и все документы обоснований и разрешений на ознакомление с документами с отметкой "Для служебного пользования" приобщаются к соответствующему делу учета указанных документов.
Факт ознакомления представителя сторонней организации с документом с отметкой "Для служебного пользования" фиксируется путем проставления заверительной надписи на оборотной стороне последнего листа документа.
Заверительная надпись должна содержать:
наименование представителя сторонней организации;
фамилию и инициалы представителя сторонней организации;
подпись представителя сторонней организации;
дату ознакомления;