Персональные данные хранятся на материальных носителях в отделах подразделениях департамента и в электронном виде в информационных системах.
Сроки хранения персональных данных на материальных носителях определяются нормативными правовыми актами, регламентирующими порядок их сбора (получения), обработки и хранения.
Срок хранения персональных данных, внесенных в информационные системы, должен соответствовать сроку хранения персональных данных на материальных носителях.
Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования информационных систем, должны обособляться от иной информации, в частности, путем фиксации их на разных материальных носителях персональных данных, в специальных разделах или на полях форм (бланков).
При фиксации персональных данных на материальных носителях не допускается фиксация на одном материальном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы. Для обработки различных категорий персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, для каждой категории персональных данных должен использоваться отдельный материальный носитель.
Контроль за хранением и использованием материальных носителей персональных данных, не допускающий несанкционированное использование, уточнение, распространение и уничтожение персональных данных, находящихся на этих носителях, осуществляют начальники отделов департамента.