Департамент обрабатывает персональные данные на законной и справедливой основе для выполнения возложенных законодательством функций, полномочий и обязанностей, осуществления прав и законных интересов департамента, государственных служащих департамента и третьих лиц.
Департамент получает персональные данные непосредственно от субъектов персональных данных.
Департамент обрабатывает персональные данные автоматизированным и неавтоматизированным способами, с использованием средств вычислительной техники и без использования таких средств.
Действия по обработке персональных данных в департаменте включают сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение.
В случае возникновения необходимости получения персональных данных гражданского служащего департамента и лиц, замещающих должности руководителей государственных учреждений, подведомственных департаменту, у третьей стороны, следует известить об этом гражданского служащего либо лицо, замещающее должность руководителя государственного учреждения, подведомственного департаменту, заранее, получить их письменное согласие и сообщить им о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных.
Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего департамента и лица, замещающего должность руководителя государственного учреждения, подведомственного департаменту, персональные данные, не предусмотренные для реализации целей, указанных в разделе 4 Правил, в том числе, касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни, состояния здоровья, за исключение случаев предусмотренных нормативными правовыми актами.
При сборе персональных данных гражданский служащий департамента, осуществляющий сбор (получение) персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных, чьи данные обрабатываются, обязан разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить их персональные данные.
Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных субъектов персональных данных осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.