7.2.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, передаются в архив исполнительного органа не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Документы по личному составу государственных гражданских служащих, уволенных с государственной гражданской службы, передаются в архив исполнительного органа по истечении 10 лет со дня увольнения.
Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях исполнительного органа и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. В исключительных случаях по решению руководителя исполнительного органа дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения могут передаваться в архив исполнительного органа по описям дел, документов или по номенклатуре дел.
7.2.2. Передача дел в архив исполнительного органа осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем исполнительного органа.
В период подготовки дел на бумажном носителе структурным подразделением к передаче в архив исполнительного органа сотрудником архива проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, сформированных в соответствии с номенклатурой дел исполнительного органа. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.
7.2.3. Прием-передача дел в архив исполнительного органа производится работником архива в присутствии работника структурного подразделения. На экземплярах описи дел, документов проставляется отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, ответственного за архив, и лица, передавшего дела.
7.2.4. Передача электронных документов в архив исполнительного органа производится на основании описей электронных дел, документов структурных подразделений по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.
При передаче электронных документов в архив исполнительного органа выполняются следующие основные процедуры работы с документами:
- формирование в информационной системе исполнительного органа электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A;
- формирование описи электронных дел, документов структурного подразделения;
- проверка архивом исполнительного органа электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;
- проверка воспроизводимости электронных документов;
- проверка физического и технического состояния носителей (при - передаче электронных документов в архив на физически обособленных материальных носителях);
- проверка подлинности электронной подписи, которой подписан электронный документ.
7.2.5. Прием электронных документов в архив исполнительного органа по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве информационной системы) или на физически обособленных носителях оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, документов, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел и электронных документов. Итоговая запись подтверждается подписями сотрудника архива и сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные дела и документы. При приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью руководителя исполнительного органа или уполномоченного им должностного лица.