7.3.1. В соответствии с законодательством Российской Федерации образовавшиеся в исполнительном органе документы Архивного фонда Российской Федерации по истечении срока их временного хранения в архиве исполнительного органа (10 лет) передаются на постоянное хранение в государственный архив Камчатского края.
7.3.2. Документы передаются на постоянное хранение в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств исполнительных органов, передающих документы.
7.3.3. Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при отсутствии необходимых условий для обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также по просьбе исполнительного органа.
7.3.4. Продление сроков хранения документов в архиве исполнительного органа допускается по письменному разрешению государственного архива Камчатского края в случае необходимости практического использования документов исполнительным органом.
7.3.5. Передача документов постоянного хранения в государственный архив Камчатского края осуществляется по описям дел, документов постоянного срока хранения, утвержденным ЭПМК Агентства записи актов гражданского состояния и архивного дела Камчатского края, в соответствии с планом, утвержденным руководителем архива по согласованию с передающим дела исполнительным органом.
7.3.6. Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного архива Камчатского края проводится проверка правильности описания и оформления дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. Устранение обнаруженных дефектов проводится силами исполнительного органа.
7.3.7. Передача дел проводится поединично. На всех четырех экземплярах описей дел, документов проставляются отметки о приеме дел.
Передача документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение 21), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в государственном архиве Камчатского края, другой - в исполнительном органе. Вместе с документами передается три экземпляра описи дел, документов, в том числе один в электронном виде.
7.3.8. При первой передаче документов в государственный архив Камчатского края передается историческая справка к фонду и предисловие к описи. При последующих передачах документов передается дополнение к исторической справке и предисловия к описи.
Историческая справка к фонду состоит из трех разделов: история фондообразователя, отражающая историю исполнительного органа со ссылками на соответствующие законодательные и нормативные акты (даты образования, переименования, реорганизации, ликвидации, ведомственную принадлежность, структуру и функции, их изменения, название предшественника), история фонда (объем, крайние даты документов, степень их сохранности, даты передачи документов на постоянное хранение) и характеристика документов фонда (разновидности документов, особенности формирования единиц хранения и их систематизации, наличие документов, выходящих за хронологические границы деятельности фондообразователя, состав справочного аппарата к фонду, место хранения документов по личному составу).
Историческая справка к фонду составляется в двух экземплярах, один - хранится в деле фонда, второй - передается в государственный архив Камчатского края.
В предисловии к описи кратко излагаются переименования исполнительного органа в исторической (хронологической) последовательности за период, соответствующий крайним датам единиц хранения, включенных в опись. Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления.
7.3.9. Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью описи дел, документов и фактическим наличием передаваемых дел, в описи дел, документов оформляется новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие дел и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел фиксируются в акте приема-передачи дел на постоянное хранение, причины отсутствия дел - в прилагаемой к акту приема-передачи справке, подготовленной исполнительным органом.
Архив исполнительного органа принимает меры по розыску дел. На отсутствующие документы и дела, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов (приложение 22). Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.
7.3.10. Передача документов ликвидируемого исполнительного органа входит в обязанность комиссии, образованной для передачи дел и имущества, в состав которой обязательно включается представитель государственного архива Камчатского края.