38. Сроки обработки и хранения персональных данных работников Администрации города, граждан, претендующих на замещение должностей в Администрации города, определяются в соответствии с законодательством Российской Федерации. С учетом положений законодательства Российской Федерации, устанавливаются следующие сроки обработки и хранения персональных данных работников Администрации города:
38.1. Персональные данные, содержащиеся в муниципальных правовых актах Администрации города по личному составу работников Администрации города (о приеме, о переводе, об увольнении, об установлении надбавок, о поощрении, об оказании материальной помощи), подлежат хранению в кадровом подразделении по истечении трех лет, с последующим формированием и передачей указанных документов в ведомственный архив Администрации города в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации, где хранятся в течение пятидесяти лет.
38.2. Персональные данные, содержащиеся в личных делах работников Администрации города, а также личных карточках (форма Т-2) работников Администрации города, хранятся в кадровом подразделении в течение десяти лет со дня увольнения, с последующим формированием и передачей указанных документов в ведомственный архив Администрации города в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации, где хранятся в течение пятидесяти лет.
38.3. Персональные данные, содержащиеся в муниципальных правовых актах Администрации города о предоставлении отпусков, о краткосрочных внутрироссийских командировках, о дисциплинарных взысканиях работников Администрации города, подлежат хранению в кадровом подразделении в течение пяти лет с последующим уничтожением.
38.4. Персональные данные, содержащиеся в документах претендентов на замещение вакантной должности в Администрации города, не допущенных к участию в конкурсе, и кандидатов, участвовавших в конкурсе, хранятся в кадровом подразделении в течение трех лет со дня завершения конкурса, после чего подлежат уничтожению.
39. Сроки обработки и хранения персональных данных, предоставляемых субъектами персональных данных в Администрацию города в связи с получением государственных и муниципальных услуг и получением государственных и муниципальных функций Администрации города, указанных в пункте 24 настоящих Правил, определяются нормативными правовыми актами, регламентирующими порядок их сбора и обработки.
40. Персональные данные граждан, обратившихся в Администрацию города лично, а также направивших индивидуальные или коллективные письменные обращения или обращения в форме электронного документа, хранятся в течение пяти лет с последующим уничтожением, за исключением обращений граждан, которые в соответствии с законодательством Российской Федерации предусматривает постоянный срок хранения.
41. Персональные данные, предоставляемые субъектами на бумажном носителе в связи с предоставлением Администрацией города государственных и муниципальных услуг и предоставлением государственных и муниципальных функций, хранятся на бумажных носителях в структурных подразделениях (в запираемых шкафах, либо иным образом позволяющим исключить несанкционированный доступ к ним) к полномочиям которых относится обработка персональных данных в связи с предоставлением государственных и муниципальных услуг или предоставлением государственных и муниципальных функций, в соответствии с утвержденными положениями о соответствующих структурных подразделениях.
42. Персональные данные работников Администрации города, граждан, претендующих на замещение должностей в Администрации города, на бумажном носителе хранятся в кадровом подразделении в запираемых шкафах, либо иным образом позволяющим исключить несанкционированный доступ к ним.
43. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, обособляются от иной информации, в частности путем фиксации их на разных материальных носителях персональных данных, в специальных разделах или на полях форм (бланков).
44. Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных на разных материальных носителях, обработка которых осуществляется в различных целях, определенных настоящими Правилами.
45. Контроль за хранением и использованием материальных носителей персональных данных, не допускающий несанкционированное использование, уточнение, распространение и уничтожение персональных данных, находящихся на этих носителях, осуществляют руководители структурных подразделений.
46. Срок хранения персональных данных, внесенных в информационные системы Администрации города, должен соответствовать сроку хранения бумажных оригиналов.