3.1. Подготовка и проведение мероприятий Губернатора возлагаются на Организаторов, инициировавших данные мероприятия (в том числе по поручению Губернатора).
3.2. Необходимый состав материалов в зависимости от вида проводимого мероприятия определяет Управление протокола.
3.3. Материалы для мероприятия должны быть завизированы заместителем Губернатора - куратором и отвечать требованиям Инструкции по делопроизводству в ИОГВ.
3.4. Представление материалов к мероприятию, за исключением мероприятий, указанных в пункте 2.4 настоящего Регламента, осуществляется в следующие сроки:
1) Организатор мероприятия не позднее чем за 4 рабочих дня до даты проведения мероприятия представляет материалы на согласование заместителю Губернатора - куратору.
2) Согласованные заместителем Губернатора - куратором материалы не позднее чем за 3 рабочих дня до даты проведения мероприятия представляются в Управление протокола.
3) Управление протокола представляет согласованные им материалы Губернатору за 1 рабочий день до даты проведения мероприятия.
3.5. Материалы в зависимости от вида проводимого мероприятия могут содержать:
1) Программу (сценарий, повестку дня) мероприятия, включающую в себя наименование протокольного мероприятия, дату, время, место его проведения, регламент проведения мероприятия с указанием временных интервалов, порядок выступления участников, порядок награждения на мероприятии.
2) План организационно-технических мероприятий с указанием сроков и лиц, ответственных за их выполнение.
План может включать в себя мероприятия по:
- обеспечению безопасности участников мероприятия;
- медицинскому обслуживанию;
- организации проживания и питания;